Sähköinen tietoisuus

Tsädäm!

Viime yönä keräsin hattivatin lailla virtaa aikamoisesta ukkosmyrskystä ja nyt olen puhtia täynnä konttorilla – ekaa päivää kesäloman jälkeen. Töitä olen toki tehnyt jo reilun viikon, mutta vähän tavanomaisesta poikkeavassa ympäristössä: Linna Golfilla raportoimassa amatöörimiesten EM-kisoja sosiaaliseen mediaan. Onneksi mukana olivat myös Olli Aro ja Jaakko Kankaanpää, jotka opastivat minut golfin maailmaan – mm. lukemaan tuloslistoja . Tuota taitoa tarvittiin mm. Facebookissa turnauksen omalla sivulla. Facebookin lisäksi käytössämme oli Twitter, johon ohjattiin mm. Facebook- ja YouTube-päivitykset. Flickriin perustimme tilin ja ryhmän kisakuville.

Kampanja oli tähän asti suurin Ambientian toteuttama some-kampanja ja se onnistui oikein hyvin, varsinkin kun ottaa huomioon, ettei kampanjan suunnitteluun ja etukäteisvalmisteluun jäänyt aikatauluhaasteiden (mm. kesälomat) vuoksi montakaan hetkeä. Toinen haaste tuli siitä, että olimme some-raportoinnissamme todella etunenässä, vastaavia kampanjoita ei golf-ympyröissä ole aiemmin tehty (Googlen ja kisaajien kommenttien mukaan). Kilpailijat, kisakoneisto ja yleisö olivat siis vähän ihmeissään somen monipuolisesta käytöstä ja siitä, millaisia mahdollisuuksia se tarjoaa. Hauskinta oli, kun eräskin vannoutunut Facebookin vastustaja alkoi suureen ääneen kehua sivuamme . Golfliitto itse oli hyvin mielissään some-pilotistamme ja syksyn edetessä someilu jatkuu.

Viikon aikana opin itse paljon paitsi golfista myös sisällöntuotannon haasteista, kun sää katkaisi meiltä välillä netin, välillä sähköt. Ja mikä parasta, seuraavia kamppiksia varten taskuun jäi paljon hyviä ideoita. Jos haluat kuulla lisää liittojen ja kuntien someilusta, tule kuuntelemaan minua parin viikon päästä IBM:lle (voit osallistua myös etänä).

Helteistä heinäkuuta!

Palasin tänään kesälomalta palaveeraamaan ensi viikon ohjelmasta: raportoimme silloin golfin EM-kisoja sosiaaliseen mediaan, etupäässä Facebookiin. Viikosta tulee paitsi hauska myös opettavainen ja odotan sitä innolla. Golfin lisäksi ekaan työpäivään mahtuu myös eräs juttu, joka jäi lomanaluskiireissä roikkumaan.

Pidimme nimittäin jo kesäkuun alussa Tampereella teema-aamun someen liittyen. Yleisöstä heiteltiin sellaisia kysymyksiä, että päätin hankkia asiantuntijan niihin vastaamaan ja Toikkasen Tarmo suostuikin ilomielin haastateltavaksi. Joten aloitetaanpa sitten.

Terve Tarmo! Jossain yhteydessä esittelit itsesi Creative Commons –asiantuntijaksi. Miten sellaiseksi tullaan?

Kuten minkä tahansa alan asiantuntijaksi – kovalla työllä. 10 000 tuntia tavoitteellista harjoittelua riittää minkä tahansa alan asiantuntijaksi tulemiseksi, mutta tällaisilla uusilla aloilla riittää vähempikin, jotta tuntee aluetta riittävän hyvin voidakseen neuvoa muita. Varmaan tämän maan kovimmat CC-asiantuntijat ovat Herkko Hietanen ja Ville Oksanen Turre Legalista ja he lakimiehinä voivat myös antaa lakiteknisiin kysymyksiin luotettavan vastauksen. Oma taustani on teknologiassa, psykologiassa ja opetuksessa, joten en väitäkään olevani lakimies. Mutta avoimia lisenssitekstejä on tullut luettua avoimen lähdekoodin osalta melkoisesti ja väittäisin ymmärtäväni, mistä niissä on kyse. Ymmärrystä tietysti auttaa se, että on tottumusta lukea kapulakieltä ja teknisiä dokumentteja ja selvittää, mistä niissä on kyse.

Mitä Creative Commons käytännössä tarkoittaa (mummo-kielellä kiitos)?

CC Giuli-O

Tehdessäsi luovan teoksen, kuten kirjoituksen, videon, valokuvan tai äänitallenteen, tekijänoikeuslaki antaa tekijälle yksinoikeuden päättää, miten teosta saa käyttää. Kun tällaisen teoksen laittaa verkkoon muiden katseltavaksi, saavat he katsella sitä ainoastaan yksityiskäytön piirissä. He eivät siis saa esimerkiksi esittää sitä muille, jaella sitä muille, tai tehdä siihen muutoksia. Creative Commons (CC) on helppo tapa teoksen tekijälle antaa vaikkapa jakelu- ja muunteluoikeudet kaikille muillekin.

Verkossa jaetaan tekstiä, kuvia ja videoita muiden nähtäväksi. Esimerkiksi YouTubeen lisätään joka minuutti vuorokauden edestä uutta katseltavaa ja tieteellisiä julkaisuja tuotetaan nykyään viiden vuoden lukuhetken verran joka päivä, puhumattakaan kaikesta muusta materiaalista. Ongelmana ei enää ole jakelun kalleus, vaan se, että oma sisältö ei saa yleisöä, kun luettavaa ja katseltavaa on niin paljon. CC-lisenssillä tekijä voi antaa muille luvan jaella teosta eteenpäin, jolloin teos saa lisää yleisöä, kun sen löytäneet levittävät sitä kavereilleen. CC on siis tapa kasvattaa teoksen yleisöä ja lisätä siten sen tuottamaa hyötyä sekä yleisölle että tekijälleen.

Missä muissa asioissa olet asiantuntija?

CC Jonathansin

Olen oppimispsykologi ja tutkin oppimisen ja teknologian leikkauskohtaa. Koetan selvittää, miten teknologialla voidaan todella parantaa oppimistuloksia. Sosiaalinen media on tullut hyvin tutuksi viimeisen vuosikymmenen aikana, samoin kaikenlaiset oppimisalustat. Suhtaudun tekniikkaan kiinnostuneesti, mutta kriittisesti. Koulutukseen ei tule työntää teknologiaa vain siksi, että se on uutta ja hienoa. Ensin pitäisi miettiä, mitä oppimistuloksia opetuksesta halutaan saatavan, sitten miettiä, mitkä aktiviteetit näitä tuloksia voisivat tuottaa, ja vasta lopuksia miettiä, mitkä työkalut tukevat parhaiten näitä aktiviteetteja.

CC Katutaide

Syy miksi halusin haastatella sinua on kiperät kysymykset, joita minulle Pitkyn teema-aamussa keväällä esitettiin. Katsoimme siellä Flickristä Tampere-aiheisia kuvia, ja valitsimme näkyviin Creative Commons-kuvat, joita saa muokata ja käyttää kaupallisesti . Joku esitti kysymyksen: voiko kuvien lisenssejä muuttaa ja vastasin, että tietysti voi – jos on ensin rajannut kaikki oikeudet itselleen, voi myöhemmin päättää jakaa kuvan kaikkien kanssa. Mutta entäs toisinpäin, voiko kuvien lisenssejä myös tiukentaa ja mitä sitten tapahtuu? Jos joku on esimerkiksi käyttänyt kaupallisesti kuvaa, jonka oikeuksia tiukennetaan, onko kuvan ottajalla oikeus vaatia jotain korvauksia? Ja kenellä on todistusvastuu siitä, että oikeuksia on muuteltu?  Säilyttääkö Flickr historiatietoja  lisenssimuutoksista?

CC-lisenssejä ei voi perua, eli jos joku on ottanut teoskappaleen itselleen CC-lisenssin alaisena, hänellä on ne oikeudet pysyvästi. Lisenssin voi kyllä vaihtaa, eli jatkaa teoksen jakelua eri lisenssillä, jos tekijä näin haluaa. Se ei kuitenkaan vaikuta jo jaeltujen teosten oikeuksiin. Periaatteessa kussakin teoskappaleessa tulisi CC-lisenssi olla näkyvissä, mutta valokuvissa se luonnollisesti on melko hankalaa toteuttaa käytännössä. Ja edes kuvaruutukaappaus Flickr-sivusta, jossa näkyy kuva ja lisenssi, ei ole mitenkään todellinen todiste, sillä sekin on liian helppo väärentää. Lopultahan tekijänoikeusrikkomuksissa on kuvan tekijän nostettava kanne ja vaadittava korvauksia, jos hän kokee jonkun käyttäneen kuvaa väärin. Mutta kun hän itsekin tietää, että kuva on ollut jakelussa avoimella lisenssillä, tätä tuskin tapahtuu.

Flickrissä luultavasti lisenssimuutoksien historia tallentuu, mutta sitä ei tietääkseni suoraan pääse näkemään palvelussa. Mutta luulisi, että oikeudenkäynnissä voitaisiin kyseinen tieto kaivaa esiin.

CC Javier Aroche

Blogissasi http://tarmo.fi/blog/2010/03/03/kuvien-kaytto-esityksissa-tekijanoikeuden-harmaa-alue/ kirjoitit näin:

Periaatteessa netissä julkaistun kuvan liittäminen osaksi omaa teosta olisi mahdollista seuraavissa tapauksissa:

1. Kuvan yhteydessä on käyttöehto eli lisenssi, joka mahdollistaa käytön. Tällainen olisi esim. Creative Commons -lisenssi.
2. Teoksen tekijä on erikseen hankkinut luvan kuvan käyttöön kuvan tekijältä. Yleensä kuvan yhteydessä olisi tällöin maininta tyyliin “julkaistu A.A:n luvalla”.
3. Kuva on lainaus eli sitaatti (22§). Tekijänoikeus mahdollistaa toisen teoksesta osan ottamisen tietyn käsiteltävän asian selventämiseksi. Yhtäältä kuvan lainaaminen osittain on aika hankalaa ja voi jopa loukata kuvan tekijän moraalisia oikeuksia, toisaalta taas kuvan käyttäminen kokonaan ei ole vain osan käyttöä. Suomen oikeusjärjestelmältä on tullut lausunto, jonka mukaan “kuvien lainaamiseen on suhtauduttava pidättyväisesti”.

Mitkä muut lisenssi sallivat kuvien käytön?

CC Gnuckx

Periaatteessa mikä tahansa luvan antava tekstinpätkä voidaan ymmärtää käyttöluvaksi eli lisenssiksi. Jos jonkun blogissa lukee, että “saa kopioida”, niin siinä se lisenssi on. Käytännössä tuollaisen oikeuskelpoisuus on sitten eri asia, joten paras vaihtoehto on käyttää jotakin valmista lisenssiä. CC-lisenssit ovat avoimen sisällön osalta kaikkein yleisin ja ehdottomasti suositeltavin valinta julkaisijalle. Etenkin avoimen lähdekoodin ohjelmistojen dokumentaatiossa näkee vielä GFDL-lisenssiä, joka on suunniteltu nimenomaan dokumenttien käyttöön, mutta nykyisin CC-lisenssejä pidetään suositeltavampana vaihtoehtona (CC BY-SA on oleellisesti sama asia kuin GFDL).

Tekijän antaman lisenssin lisäksi myös verkkopalveluiden käyttöehdot voivat antaa vastaavia käyttöoikeuksia. Esim. YouTuben käyttöehdot sanovat, että videon lähettäjä antaa kaikille oikeuden esittää videoita missä tahansa tilanteessa. Videoiden kopiointi palvelusta on kielletty, samoin YouTuben toiminnan kanssa kilpaileva kaupallinen toiminta, mutta videoita voi tosiaan esittää vaikkapa seminaareissa tai koulutuksissa ilman erillistä lupaa.

CC Brenda Starr

Itse käytän paljon Flickrin kuvia, sillä siellä on todella paljon hienoja kuvia aiheesta kuin aiheesta ja ne löytyvät helposti. Sinä käytät ilmaista kuvapankkia http://sxc.hu/ – kerropa siitä lisää.

Flickr sisältää paljon kaikenlaisia kuvia, mutta sieltä on vaikea hakea ns. lehtikuvia (stock photos), joissa on siis yksi asia selkeästi kuvattuna. Lehtikuvapankkeja on verkossa lukuisia ja tosiaan lehtikuvan käytön hinta on pudonnut 50-200 dollarista 1-5 dollariin viimeisen vuosikymmenen aikana. Monet pankit ovat siis maksullisia, eli kuvan käyttöoikeudesta on maksettava muutama taala. Tällöin saa ns. royalty free -oikeudet, eli kuvia saa käyttää vapaasti niin monta kertaa kuin haluaa. sxc.hu on ilmainen lehtikuvapankki, eli sieltä löytyy lehtikuvia, joiden käyttö ei maksa mitään. Sinne voi kuka tahansa myös lähettää omia kuviaan muiden käytettäväksi.

Itse käytän sxc.hu:ta kahdesta syystä: Yhtäältä haluan esimerkkinä opettajille näyttää, että esitysdioihin saa hyvää kuvitusta ilman yhdenkään dollarin tai euron käyttöä. Toisaalta tykkään sxc:n antamasta lisenssistä, jossa ei kuvaa käytettäessä tarvitse mainita sen tekijää – toisin kuin CC-lisenssiä käytettäessä. Tämä ihan vain säästää vaivaa, kun ei tarvitse kuvien tekijätietoja kerätä talteen ja teipata joka kuvan viereen aina, kun niitä jossain käyttää.

Mitä muuta haluaisit aiheesta (tai sen vierestä) Ambientian blogin lukijoille kertoa?

CC Daxtor

Olen kirjoittamassa Ville Oksasen kanssa kirjaa tekijänoikeudesta opetuskäytössä ja sisällöstä merkittävä osa tulee käsittelemään avoimia sisältöjä ja nimenomaan CC-lisenssejä. Kirja ilmestyy näillä näkymin tammikuussa 2011. Jos nyt joku haluaa saada lisää tietoa avoimista sisällöistä, niin olen julkaissut useampiakin aiheesta pitämiäni esitystallenteita Slideshare-palveluun. Esitystallenteet on julkaistu CC BY-SA -lisenssillä, mikä antaa kenelle tahansa oikeuden levittää, esittää ja käyttää niitä missä tahansa tilanteessa, sekä myös parannella tai käyttää osia niistä omissa esityksissään (kunhan minun nimeni mainitaan lopputuloksessa asianmukaiseseti). Esitykset löytyvät kootusti tästä osoitteesta: http://tarmo.fi/blog/media/presentations/creative-commons/

Kiitos haastattelusta Tarmo!

Keskeistä kesää!

Tällä kertaa ajattelin kertoa teille järjestyksenvalvojista. Juhannuksena Himoksella heihin ei voinut olla törmäämättä, kuvaan nappasin kaksi, jotka olivat oikein omistautuneita tehtävälleen.  (Julkaisulupa kysytty koko nelikolta, toivottavasti vangit pysyivät ruodussa!)

Järjestyksenvalvojia tarvitaan yleisötapahtumiin valvomaan, ettei kukaan tuikkaa toisia sateenvarjon piikillä silmään tai talloudu eturivissä jalkoihin. Mutta järjestyksenvalvontaa tarvitaan myös työpaikoilla. Miksi, työntekijäthän osaavat kai selvinpäin käyttäytyä siivosti? Työpaikalla kyllä, mutta entäs kun lähdetään harmaalle alueelle, työpaikan ja vapaa-ajan väliseen tilaan, joka sosiaalisella medialla täytetään? Työnantaja voi toki kieltää Facebookin käytön työajalla, mutta vapaa-ajan käyttöön ei voida puuttua. Vai voidaanko? Työntekijää sitoo lojaaliteettivelvoite, eli hän ei voi vapaa-ajallaankaan vahingoittaa edustamansa organisaation mainetta. Kovinkaan moni yritys ei ole vielä ohjeistanut somen käyttöä. Työntekijät käyttävät some-palveleluita vapaa-ajallaan ja lipsauttelevat kaikenlaista työpaikastaan. Entäs jos heille antaisi ohjeet, että puhukaa vaan ja varsinkin näistä asioista ja tähän sävyyn?

Sosiaalinen media on niin uusi ja nopeasti muuttuva asia, ettei lainsäädäntö  tai työnantajat tahdo pysyä sen perässä. Kutsutaan siis hätiin hullunkurisen some-perheen järjestyksenvalvoja, joka surffaa yritykseen ja kyselee työntekijöiltä mitä some-palveluja he käyttävät, millaisia hyötyjä ja haittoja he ovat kohdanneet ja millaisiin kysymyksiin he kaipaavat apua. Vastausten perusteella laaditaan ohjeistus, joka käydään läpi organisaation päättäjien kanssa workshopissa. Siellä mietitään myös sitä, mihin palveluihin kannattaa satsata ja millainen lähestymistapa valitaan.

Riku Vassinen ja Antti Isokangas kirjoittavat tuoreessa Digitaalinen jalanjälki-kirjassaan siitä, että yrityksillä on 5 vaihtoehtoista tapaa suhtautua työntekijöidensä someiluun:

1. sulkea silmät, eli antaa heidän mellastaa miten tykkäävät
2. sitoa kädet, eli estää someilu työajalla
3. tehdä somesta markkinoinnin velvollisuus
4. kasata somen erikoisjoukot, jotka edustavat organisaatiota somessa
5. päästää kaikki halukkaat someen organisaation nettimainetta rakentamaan, antaa heille ohjeet ja päämäärä, tukea ja kannustusta

He korostavat sitä, ettei mikään 5 tavasta ole muita parempi, vaan riippuu asetetuista tavoitteista.

Jos siis valitsette jonkun vaihtoehdoista 2-5, antakaa minun ja järjestyksenvalvojan auttaa.

Howdy ho!

Kesä tuli ja kiirettä pitää. Sitten viime näkemän olen käynyt aika monessa tapahtumassa. Mieleen painui yhteisöllisesti järjestetty Sometime2010 – Suomen Twitter- ja some-aktivistien massatapaaminen 22.5.2010 Aalto yliopiston Design Factorylla. Seuraavalla viikolla olin Porissa Inforten digitaalisen innovoinnin workshopissa, jossa tapasin paitsi jenkkiproffia myös suomalaisia tutkijoita ja sain paljon uusia ajatuksia, joita käytän paitsi oman Mini treasures wikini kehittämisessä myös asiakkaideni some-ratkaisuja ja yrityswikejä miettiessäni.  Olen käynyt myös #taskubileissä, Tekesin tilaisuuksissa, asiakkaiden luona ja pitänyt itsekin pari teema-aamua.  (No eipä ihme ettei ole taas ollut aikaa blogille). Edellä mainituista palaan vielä ainakin  Tampereella viime viikolla Pitkyn kanssa pidettyyn some-teema-aamuun, jossa syntyi vilkasta keskustelua mm. Flickr-kuvien käyttöoikeuksista.

Viime kerralla kerroin hieman Ambientian some-koulutuksista. Mainitsin, että tuotteistaminen on ollut yllättävän hauskaa puuhaa ja ymmärtänette miksi kun esittelen hullunkurisen some-perheeni!

Harjoittelija opastaa ihmiset paitsi sosiaalisen median maailmaan, myös siihen, miten some-työkaluja käytetään yrityksissä ja muissa organisaatioissa ja yhteisöissä ja puhutaan somen eduista, haitoista ja siitä, miten se muuttaa työkulttuuria.

Virkamies on Harjoittelijan sisarkortti, eli vastaavia asioita, mutta kuntavinkkelistä. Virkamies tuli minulle tutuksi tutkiessani suomalaisten kuntien some-käyttöä Rauman seudun kuntien valtuuttamana (raportointitilaisuus ensi viikolla, joten perästä kuuluu).

Puutarhuria tarvitaan, kun halutaan perustaa uusi wikipuutarha tai luoda vanhaan villisti rehottavaan wikiin säännöt, jotka auttavat pitämään wikin helppokäyttöisenä.

Verkkosivusto voi päästä kaikkien Suosikiksi, kun se  yhdistetään oikein valittuihin some-palveluihin.

Pari korttia jätin vielä hihaani, niistä kerron joku toinen kerta.

Millaisia tyyppejä sinä kaipaat some-perheeseeni?

Toimistopäivä. Nyt on hyvä tasapainotella hyvien kysymysten ja asiantuntevien vastausten parissa. Sitähän me konsultit työksemme teemme.

Miksi digitaalisten toimintaympäristöjen asiantuntijat pohtivat rooliaan suhteessa johdon konsultointiin?

Kari Kinnunen tasapainoilee strategiasta toimivan roadmapin.

Asiakasroolissa olevat hankevastaavat eivät oikein aina tiedä, mitä ja miksi ovat tilanneet, mitä sillä tehdään ja miten se suhteutuu organisaation päätavoitteisiin tai strategiaan jos mitenkään. Epäselvää on myös, kuka asiakkaan organisaatiossa tekee, miten tekee ja millä ajalla. Harvoin on ehditty miettiä sitäkään, tulisiko onnistumista jotenkin mitata ja voisiko siitä kenties jopa palkita? Sen enempää perehdytystä kuin sisäistä pilotointiakaan ei ole huomioitu aikataulussa tai resursoinnissa. Reklamaation tekeminen kuitenkin luonnistuu, koska aikataulu on pettänyt eikä ympäristössä ole niitä ominaisuuksia, joita johto huomaa käyttöönoton jälkeen kaipaavansa. Johto on silloin pettynyt, mutta kiinnostunut. Hankevastaava on silloin lähes vihainen, mutta sitoutunut. Toimittaja puolestaan alkaa pohtia johdon konsultointia projektitoiminnan tukipalveluksi.

Mihin ROI katosi ja mistä se jälleen tupsahti kehittämishankkeisiin?

Kuvapankkien, uutiskirjeiden, sharepointtien, kuntaportaalien, intranettien, flash-animaatioiden ja sähköisten tilausjärjestelmien dynamiikkaa sykkivä virtuaalijuna ja Hämeenlinnan rautatieasemalla levottomasti liikehtinyt ROI kohtasivat. Juna ei kuitenkaan pysähtynyt, sillä pysäkki ei kuulu Pendolino-strategiaan. ROI parka. Finanssikriisin pyörteissä ROI viimeinen löydettiin harhailemasta pölyyntyneen intranetin kätköistä. Sinne on moni muukin eksynyt, mutta ROI oli kateissa kauan. Nyt ROI on jälleen mukana.. hyvässä ja pahassa tietenkin. Mutta kuinka investointia tulisi mitata ja mittaustuloksia tulkita? Mikä olikaan tavoite?

Mihin tarvitaan viestintästrategiaa,  myyntistrategiaa tai kasvustrategiaa?

Ehkäpä erillistä viestintästrategiaa, myyntistrategiaa tai kasvustrategiaa ei tarvita sellaisinaan mihinkään. Hyppään jonkun varpaille, mutta sanon silti: Tarvitaan yksi yhteinen strategia ja useita vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia taktiikoita, selvä roadmap sekä konkreettinen vuosikello ja kriisivalmius. Tarvitaan viisautta ymmärtää näiden erot. Operationalisoinnissa strategia jalkautuu taktisten toimenpiteiden kautta, suunnitelmat ja vuosikellot konkretisoidaan. Toteutuma analysoidaan. Opitaan. Taktikoidaan uudelleen.

Mikä on webstrategia?

Webstrategia on sana. Se on harvinainen sellainen, eikä edes kuulu luontaiseen sanastoomme. Webstrategiaakaan ei tarvita, jos sähköisten toiminta-ympäristöjen kehittäminen ja käyttäminen tukee strategiaa ja valittu taktiikka voidaan ja osataan todeta liiketoiminnallisesti onnistuneeksi. Webstrategia ei olekaan oikeasti strategia vaan johdon työkalu, eräänlainen X-factor. Se jokin.

Miksi Ambientia tarjoaa webstrategian laatimista?

Webstrategia liima, joka sitoo meidän osaamisemme ja asiakkaidemme johdon osaamisen yhteen. Sitä liimaa tarvitaan, kun halutaan taktikoida, toteuttaa ja onnistua paremmin. Webstrategia on korkean hierarkian roadmap, joka auttaa meitä tekemään asiakkaillemme oikeita asioita oikeista syistä. Sellainen on sekä hyvää liiketoimintaa että mielekästä ja kehittyvää kumppanuutta.

Seuraavan kerran kerromme lisää webstrategian laatimisesta Turussa 10.6. klo 14:00 – 15:30

Lisää tietoa konsultointipalveluistamme

Tietoa kirjoittajasta:

Kari Kinnunen, YTM, kehittämiskonsultti (kari.kinnunen@ambientia.fi)

Kari on ollut Ambientiassa vuodesta 2004 ja kehittänyt tulostaan lähtien Ambientian konsultointipalveluita. Kari on kotoisin Joensuusta, hän on koulutukseltaan YTM (yrityksen taloustiede, kansantaloustiede) ja tykkää sekä matkustella ympäri maailmaa että mökkeillä Höytiäisen rannalla Pohjois-Karjalassa.

Kari on taustaltaan maajoukkueurheilija (olympialaji painonnosto) ja joskus kilpaurheilun logiikka, sen tavoitteellisuus, kurinalaisuus ja periksi antamattomuus saattavatkin näkyä Karin tavassa sparrata, analysoida ja kyseenalaistaa.

Kari ei juo kahvia, ei syö juustoa eikä seuraa jääkiekkoa.

Kesäistä alkuviikkoa!

Tänään minun piti viimeistellä raporttia suomalaisten kuntien sosiaalisen median käytöstä Rauman seudun kunnille, mutta kun raportointitilaisuus siirtyi huomisesta ensi kuuhun, niin tuli ylimääräistä aikaa. Ja silloinhan ehtii vaikka blogata .

Sosiaalisen median koulutuksia ja seminaareja taitaa olla tuutit pullollaan tällä hetkellä ja niillä markkinoillahan minäkin liikun. Esimerkiksi Raumalle tekemäni selvitys on vapaasti hyödynnettävissä jatkossakin – voin tulla mihin tahansa kuntaan pitämään puolen päivän (tarvittaessa pitemmänkin) koulutuksen siitä, miten kunnat ovat sosiaalisen median palveluita jo hyödyntäneet ja mitä kannattaa ottaa huomioon, kun lähdetään someen. Jos kiinnostuit, pyydä minulta tarjous “yhdestä Virkamiehestä” (tuolle koulutukselle antamani nimi).

Viime viikolla kuulin, että olen saanut jälleen uuden kilpailijan: Atlassian on alkanut tarjota webinaari-koulutuksia mm. Confluencesta ja Jirasta. Auts . Jiraa en ainakaan toistaiseksi kouluta, siitä vastaa mm. Eric, Australian ja joulupukin lahja Ambientialle, mutta Confluencea hyvinkin.

Esimerkiksi reilu viikko sitten kävin Ilmatieteenlaitoksella pitämässä toisen osan wikikoulutuksestani. Loppuvuodesta he päättivät vaihtaa pitkään käytössä olleen Mediawikin käyttäjäystävällisempään Confluenceen. Päästäkseen uuden työkalun kanssa sukkelasti alkuun he tilasivat meiltä koulutuksen, jossa kerrotaan ko. wikien eroista. Koska minä olen häärännyt Nokiassa ollessani paljonkin Mediawikin kanssa, tämä koulutustehtävä sopi minulle kuin nenä päähän. Satu kyseli Twitterissä onko materiaali tulossa jakoon, ja koska en sitä sellaisenaan voi jakaa, niin tässä pääpiirteittäin wikien erot.

Confluence  Mediawikiin verrattuna, plussat ja miinukset:

+ parempi hakukone, hakee tietoa myös liitetiedostoista (hmm, miksi wikissä pitää olla liitteitä)

+liitteiden vienti on tosi helppoa drag&drop-toiminnolla (okei, liitteet on kivoja, niitä kun voi esim. näyttää upotettuina wikissä, ja muokata esim. PowerPointeja yhteisöllisesti wikin kautta verkkolevyjen sijaan)

+helpompi käyttäjienhallinta, voidaan tehdä alueita (aliwikejä), joihin annetaan oikeuksia pienille porukoille – kaikki eivät näe(tai voi muokata) kaikkea

+”Facebookmaiset” ominaisuudet: voidaan seurata muita käyttäjiä ja päivittää mikroblogimaisesti omia kuulumisia

+wysiwyg-editori hakkaa “koodipohjaisen” editorin mennen tullen. Mediawikissä pitää muistaa, että otsikko tehdään =-merkeillä: ==Otsikko2==, kun taas Confluencessa riittää, että löytää ylärivistä oikean nappulan

+liittyy edelliseen kohtaan, mutta korostan vielä sitä, miten ihanaa isoja taulukoita on muokata Confluencessa, kun ei tarvi laskeskella |-merkeistä mihin soluun haluaa tietonsa täydentää

+sisältö ja kommentit näkyvät samalla sivulla

+Confluenceen on saatavissa paljon plugineita, joita loppukäyttäjien on helppo ottaa käyttöön ns. makro-browserin kautta. Eli esim. jos haluaa sivulle jonkun kentän, johon kootaan sisältöä avainsanojen avulla muilta wikisivuilta, niin riittää kun kirjoittaa makro-browserin hakukenttään label, niin saa listan kaikista käytössä olevista sovelluksista

+ilmeiden teko – alueille voidaan tehdä kevyet ilmeet esim. lisäämällä alueen tunnukseksi tiimin logo – helpottaa wikissä surffausta, kun tietää missä on. Isommat ilmeetkin ovat helpohkoja toteuttaa, esim. Median tulevaisuus -wiki ei näytä kovin wikimäiseltä

+ vanhat Word-tiedostot saa muutettua wikisivuiksi todella kätevästi

-ei Section-editointia

-ei kategoriarakennetta – kaikki avainsanat ovat samanarvoisia

-alisivurakenne ei ulotu sivujen nimiin. Sivut ovat kyllä puumaisesti oikeassa järjestyksessä, mutta alueen kullakin sivulla pitää olla uniikki nimi. Esim. jos Mediawikissä oli sivut: ryhmä x, ryhmä x/pöytäkirjat, projekti y ja projekti y/pöytäkirjat, niin Confluencessa vastaavat sivut ovat ryhmä x, projekti y, ryhmä x:n pöytäkirjat ja projekti y:n pöytäkirjat. Tämä ei ehkä ole niin iso muutos, paitsi silloin kun siirretään vanha sisältö Mediawikistä Confluenceen

Tuossa tuli nyt muutama tärkein ero, lisää kommentteihin muita eroja jos unohdin jonkun sinulle oleellisen jutun.

Ensimmäisen ja toisen Ilmatieteenlaitoksen koulutuksen välissä ihmiset olivat ehtineet ottaa Confluencen omakseen ja ensimmäisen tilaisuuden pakollisista muutosvastarintamutinoista ei ollut enää jälkeäkään, vaan ihmiset olivat hyvin innoissaan uudesta työkalusta. Terkkuja vaan Kumpulaan, luvatkaahan meille jatkossakin poutaa .

Mutta nyt hyppään seuraavaan tehtävääni: kirjoittamaan runkoa erään asiakkaan wikisääntöihin.

Hei taasen,

Aika kuluu nopeesti kun on hauskaa, vai miten se meni? Mulla oli neljän kuukauden koeaika ja se päättyi viime viikolla – oiva aika tarkistaa toimenkuvaa. Sain entistä mielenkiintoisempia tehtäviä, uuden tittelin ja uuden konttorin: ensi kuusta alkaen toimipisteeni on Hämeenlinna (mutta saapastelen usein Helsingissä jatkossakin). Olen nyt “Sosiaalisen median asiantuntija” eli toisella kotimaisella “Specialist, social media, tools and culture”. Tittelistä ollaan montaa mieltä, tässä yksi mielenkiintoinen blogaus aiheesta: 9 erilaista sosiaalisen median asiantuntijaa.

Roolikuvaukset – osa Googlen kääntäminä

1. Tärkeilijä – “Tämä henkilö Kaikki rakastavat vihata.” Henkilö, joka on lukenut gurujen blogeja ja osaa juuri ja juuri käyttää Facebookia ja Twitteriä.
2. Kouluttaja -”suuri opettaja on lahja, eikä moni todella ole sitä.” Hyvät opettajat osaavat yksinkertaistaa monimutkaisia asioita mm. esimerkein. Hyvän koulutuksen jälkeen ihmiset, joille sosiaalinen media ei ole entuudestaan tuttua, rohkaistuvat kokeilemaan tai ajattelemaan siitä uudella tavalla.
3. Seminaariesiintyjä “Kaiuttimet voivat olla nousuvesi, joka voi nostaa kaikkien muiden veneitä.” eli hyvät puhujat vaikuttavat koko alan näkyvyyteen ja seksikkyyteen.
4. Sisällönjärjestelijä - sisällön kuraattorit ovat yksi tärkeimmistä tulevaisuuden sosiaalisen median työpaikoista. Kuraattorit auttavat meitä löytämään tarvitsemamme valtavasta tietoheinäsuovasta, kaikkea ei vain voin löytää hakukoneella (esim. koska unohdamme hakusanat).
5. Tapahtuman järjestäjä – “sosiaalisessa mediassa on paljon suuria tapahtumia: virallisia konferensseja, huippukokouksia ja vähemmän muodollisia Meetups ja tweetups.” Vaikka sosiaalinen media on pitkälti keskustelua verkossa, ihmisten tapaaminen on kumminkin todella herkullista – jutut luistavat paljon paremmin verkossakin sen jälkeen, kun tietää kuka ruudun takana istuu ja tapahtuman järjestäjät tekevät tämän mahdolliseksi.
6. Yhteisöjohtaja, community manager “ Suuri Community Manager käsittelee todellisia keskusteluja reaaliajassa ja reagoi niihin avoimesti.”
7. Sisällöntuottaja – “Sisällöntuottaja on hyvä kirjoittamaan ajatuksia blogeihin, jakavat jokaisen ajatuksen Twitterissä, tai luoda video.” Sisällöntuottajat ovat sosiaalisen median asiantuntijoista näkyvimpiä.
8. Markkinointistrategisti – “kaikkia sosiaalisen median asiantuntijoita ei olisi automaattisesti pantava tähän luokkaan.” He tietävät miten sosiaalista mediaa käytetään markkinoinnin tavoitteen saavuttamisessa ja uskaltavat sanoa myös, että jonkun ei kannata käyttää sosiaalista mediaa.
9. Toteuttaja -” Tavallaan tämä on merkittävin sosiaalinen media-asiantuntija – koska nämä ovat ihmisiä, jotka toteuttavat oikeita ratkaisuja”. Toteuttajilla on elävän elämän kokemusta siitä, miten hommat kannattaa tehdä.

Mitkä näistä sitten uppoavat minuun? Pisin kokemus minulla on yhteisön johtamisesta, olen tehnyt sitä pian 10 vuotta, ensin harrastusympyröissä, mutta myös edellisessä työpaikassani Nokiassa, jossa sain organisaationi wikittämään ja blogittamaan. Suunnittelin käytölle säännöt, koulutin ne ja työkalut, toteutin ratkaisut ja järjestelin sisältöä. Sisällöntuottajan roolia olen toteuttanut mm. bloggaajana ja mikrobloggaajana sekä keskustelijana erilaisilla foorumeilla. Some-tapahtumiin olen osallistunut ja niitä myös järjestänyt (#taskujkl), esiintynyt olen muutamissa tapahtumissa, kerran jopa videon kautta nettiin (webinaariesiintymisiä on varmaan jatkossakin luvassa).

Markkinointistrategistin rooli on kaikkein vierain. Vuoden verran olen harjoitellut oman wikini markkinointia sosiaalisen median keinoin ja paljon olen oppinutkin: sivuston suunnittelua ja visualisointia, hakukoneoptimointia, kävijätietojen analysointia ja  uusia työkaluja – yhteisön johtamista unohtamatta. Kevään aikana perehdyn aiheeseen lisää tekemällä isohkon tutkimuksen, josta kerron lisää myöhemmin.

Että tämmöisistä aineksista on tämä asiantuntijuus leivottu, mistähän saisin vielä tärkeilijän kaikkitietävyyttä?

Sisäisesti organisaatiossa käytettävien intranet-ympäristöjen sekä erilaisten web-sovellusten ja pikaviestintävälineiden merkitys ei tänä päivänä ole yritysten toiminnan kannalta ihan triviaalia. Sosiaalisen median hypetys on ollut käynnissä jo jonkun aikaan ja intranet-ympäristöissä jatkuvasti lisääntyviä wikejä ylistetään niiden kyvyistä jakaa hiljaista tietoa. Mutta onko todella näin? Voidaanko yrityksen kilpailuedun tärkein komponentti – hiljainen tietämys – viimein valjastaa nopeasti ja helposti tehokäyttöön?

Hiljainen tietämys on tieteellisen määritelmänsä mukaan kokemusperäistä ja mahdotonta dokumentoida. Näin ollen sen jakaminen pelkästään teknisiä välineitä hyödyntäen ei siis ole mahdollista. Ainahan sitä voi yrittää, ja kokeilla sopii esimerkiksi laatimalla käyttöopas siitä, kuinka polkupyörällä ajetaan ja pysytään pystyssä sellaiselle kohderyhmälle, joka ei ole koskaan pyörää nähnytkään. Helppoa – eikö?

Hiljaista tietämystä ei voi sinällään jakaa tai siirtää intranetin välityksellä, koska sen ymmärtäminen vaatii vastaanottajalta asian tulkintaa. Tietojärjestelmien hyödyntämistä tietämyksen jakamisprosessissa voitaisiin kuvata seuraavan kuvion avulla:

Tietämyksen siirtämisprosessi ihmisten välillä tietojärjestelmää hyödynnettäessä

Molemmissa päissä siirtämisprosessia on käyttäjä eli ihminen, joka tulkitsee sisällön välittämää tietämystä omaan aiempaan kokemukseen ja osaamiseen perustuen. Käyttäjä tulkitsee ja suodattaa lukemaansa lähtökohtaisesti aina erilaisten silmälasien läpi kuin sen laatija. Tästä syystä täysin yhtenäisen ymmärryksen aikaansaaminen edes dokumentoitavissa olevasta asiasta on erittäin hankalaa, jollei kokemuspohja ja tulkinnan perusta ole identtisiä.

Tänä päivänä on kiistatonta, etteivätkö toimivat intranetit vaikuttaisi merkittävästi organisaatioiden toiminnan laatuun, kustannustehokkuuteen ja jatkuvaan kehittymiseen. Nämä sähköiset ympäristöt mahdollistavat informaation jakamiseen liittyvien transaktiokustannusten merkittävän pienentämisen. Nykyaikaisten sähköisten ympäristöjen helppokäyttöisyys ja monipuoliset toiminnallisuudet nopeuttavat työn tekemistä parhaimmillaan merkittävästi, mutta ne eivät kuitenkaan tarkoita hiljaisen tietämyksen siirtämistä. Hiljaisen tietämyksen jakamista voidaan kuitenkin tietojärjestelmien avulla edesauttaa monellakin eri tavalla. Kommentointitoiminnot, multimedian hyödyntäminen, mash-upit jne. helpottavat koodatun tiedon taustan ymmärtämistä ja sitä kautta yhdenmukaisen tulkinnan muodostamista. Lisäksi erilaiset verkostojen luomista, spontaania kanssakäymistä ja käyttäjien osaamisen ja tekemisen seuraamista helpottavat toiminnot tukevat organisaation sisäistä kanssakäyntiä. Toisin sanoen ne helpottavat ihmisten mahdollisuuksia ymmärtää, millaiseen kokemuspohjaan muut käyttäjät ajattelunsa perustavat.

Kaikista haasteista päätellen hiljaisen tietämyksen siirtäminen on siis varsin ongelmallista. Hiljaisen tietämyksen siirtämisen tavoite tulisikin huomioida jo tietojärjestelmän esisuunnitteluvaiheessa ja oikeanlaisessa konseptoinnissa. Mikäli tietämyksen hiljaisuutta ja esimerkiksi sisäiseen kehitysprojektiin osallistuvien käyttäjien toimintatapoja ei riittävän hyvin huomioida, oletetaan teknisen järjestelmän silti tekevän jotain sellaista, mihin se ei lähtökohtaisesti kykene. Järjestelmät eivät siis korvaa käyttäjää – ne ovat vain yksi väline organisaation tietämyksen jakamisessa.

Teknisiä työkaluja ei toisin sanoen kannata käyttää johonkin sellaiseen, mihin ne eivät sovellu. On olemassa syy siihenkin, että hernesoppaa ei (yleensä) syödä haarukalla, vaan siihen käytetään lusikkaa. Tosin tämäkään ei aina pidä paikkaansa, sillä kauppakorkeakoulu-aikoinani olen omin silmin nähnyt, kun vaihto-oppilas levitti hernesoppansa pannukakun päälle, jolloin veitsi ja haarukka toimivat välttävästi. Makuelämys kuitenkaan tuskin oli täysin toivottu. Joten vaikka ”vääriä” välineitä koitetaankin soveltaa paremman lopputuloksen saavuttamiseksi, ei se silti tarkoita, että lopputulos olisi toivotunlainen.

Se, miten tietojärjestelmät voivat tukea hiljaisen tietämyksen jakamista, voidaan tiivistää seuraavasti (muokattu Daft – Huber 1987):

• olemassaolevan tietämyksen jakamisessa ja yhteisen tulkintapohjan muodostamisessa (esim. organisaatiossa tiedetään, kuka tietää mistäkin asiasta parhaiten, sekä millaiseen kokemuspohjaan käyttäjien kommentit ja dokumentointi perustuu)
• työkalujen tarjoamisella käytännön tekemiseen sekä rakenteiden luomisella tietämyksen jakamiseen (esim. intranet-ympäristö, joka mahdollistaa vuorovaikutuksen ajasta ja paikasta riippumatta)
• ihmisten törmäännyttämisen (esim. sellaisten ihmisten törmäämisten mahdollistaminen sisäisissä verkkoyhteisöissä, jotka eivät organisaation kansainvälisen hajautuneisuuden takia olisi välttämättä tekemisissä keskenään)
• sähköisten toimintaympäristöjen ”mediarikkautta” hyödyntämällä, minkä kautta tapoja kertoa asiasta ja luoda näkemyksiä sekä ymmärrystä sisältöön on useita (esim. keskustelut ja kommentoinnit, chatit, pikaviestintä ja videot)
• tietämyksen jakamisen transaktiokustannuksia alentamalla (esim. intranetissa olevan informaation hakeminen, tuottaminen ja versiointi on nopeampaa kuin mappien tai paperisten muistioiden avulla).

Vaikka hiljaista tietämystä ei jatkossakaan pystytä täysin dokumentoimaan ja valjastamaan liiketoiminnan tehokäyttöön teknisten järjestelmien avulla, intranet-ympäristöjen avulla sen jakamista voidaan kuitenkin tukea. Olennaista on tunnistaa teknisten tietojärjestelmien rajoitteet ja huomioida ne sähköisen toimintaympäristön ja organisaation toimintamallien kehittämisessä. Toisaalta hiljaisen tietämyksen dokumentointi ei sinänsä pitäisi edes olla organisaation tavoitteena, vaan ennemmin tavoitteeksi tulisi asettaa sen jatkuva kehittäminen (esim. uuden osaamisen luominen) ja mahdollisimman laaja leviäminen organisaation sisällä.

Liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisten toimintamallien ymmärtäminen on tämän päivän kilpailussa menestymisen avainkysymys. Entistä kriittisemmäksi tämä nousee sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Liiketoiminnan tavoitteita tukevien sähköisten toimintaympäristöjen osalta oleellista on kehittämistarpeiden asettaminen sekä järjestelmällinen analysointi ja operationalisointi. Mitä lähempänä organisaation kilpailuedun kehittämistä sähköisen liiketoiminnan hankkeessa ollaan, sitä kriittisemmäksi huolellinen esisuunnittelu muodostuu.

Hiljainen tietämys ja siihen perustuva vahva erityisosaaminen ovat jatkossa kestävin tapa kehittää kilpailuetua suhteessa muihin kilpailijoihin. Hiljaisen tietämyksen integrointi organisaatiolaajuisesti osaksi toimintamalleja tuo tämän päämäärän askeleen lähemmäksi, mikäli sähköiset ympäristöt osataan kytkeä palvelemaan tätä tavoitetta. Tämä on kuitenkin asia, jota tänä päivänä vielä varsin vähän käytännössä ymmärretään ja osataan hyödyntää – mutta jonka potentiaali on laajalti tunnistettu.

Lisää aiheesta:

• Harri Nieminen, KTT, kehittämiskonsultti (harri.nieminen@ambientia.fi)
• Harri on työskennellyt Ambientiassa vuodesta 2001, suurimman osan ajasta kehittämiskonsulttina. Väitöskirjansa Harri on tehnyt Turun kauppakorkeakoulussa aiheena: “Developing Competences through Inter-Organizational Knowledge Acquisition”, jossa tarkastelun kohteena oli hiljaisen tietämyksen siirtäminen yritysten välisessä yhteistyössä ja siihen vaikuttavat tekijät.
• http://www.ambientia.net/portal/fi/palvelut/konsultointi/

Viimeksi kirjoituksessani lupasin kertoa wikialustoista ja niiden hyödyntämisestä organisaation tietovirtojen hallinnassa.

Ennen siirtymistä wikeihin haluaisin kertoa hieman isommasta kokonaisuudesta: Web 2.0:sta ja sosiaalisesta mediasta.

Web 2.0

Nykypäivän internet on hyvin kaukana siitä mitä se oli esimerkiksi 1990-luvun puolella. Organisaatiot ovat tulleet vahvasti kenttään mukaan ja tiedon jakaminen ja vapaa liikkuvuus ovat ydinasioita. Tim O’Reilly on kutsunut tätä uuden internetin suuntausta nimellä Web 2.0, mutta siitä on käytetty myös nimitystä sosiaalinen media. Web 2.0 kuvaa enemmän käytettyä teknologiaa, kun taas sosiaalinen media kuvaa palvelujen mahdollistamaa toimintaa, periaatteita ja kulttuuria. O´Reilly sanookin, että Web 2.0 ei ole pelkästään tekniikkaa, vaan myös tietoa ja ennen kaikkea asenteita. Web 2.0 korostaa käyttäjien roolia, jossa palvelut on valjastettu heidän yhteisöllisesti tuottamalla kollektiivisella älykkyydellä. Sosiaalisen median sovellukset ja palvelut, joihin wiki kuuluu, sisältävät tapoja, jotka mahdollistavat tämän yhteisöllisyyden. Yhteisöllisyys perustuu yhteisen tiedon käyttöön, tiedon luomiseen ja ylläpitämiseen monen toimesta, heidän sijaintapaikastaan riippumatta. Yhteisöille on tyypillistä, että ne jakavat yhteisen kiinnotuksen kohteen tai he työskentelevät yhteisen päämäärän eteen.

Wiki

Termi wiki tulee havaijinkielisestä sanasta wiki wiki, joka tarkoittaa nopeaa ja kiireistä. Tämä kuvastaa hyvin wikiä, jossa tiedon lisääminen ja muutokset tapahtuvat nopeasti ilman välikäsiä. Wikit ovat verkkosivustoja, jotka ovat käytettävissä web-selaimella ja wikisisältöä käyttäjät voivat itse muokata wikieditorilla/selaimensa kautta. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Sen sijaan että ihmiset lähettelisivät toisilleen sähköposteilla yhdessä työstämänsä tiedoston eri versioita ja kommentoisivat sisältöjä pitkissä viestiketjuissa, wikissä käyttäjät pääsevät yhtä aikaa työstämään ja kommentoimaan samaa dokumenttia. Wikeistä tieto löytyy paitsi hakutoiminnon myös asiasanojen, linkitysten  ja omien wikitilojen luomisella.

Wikit organisaation tietovirtojen hallinnassa

Organisaatioissa wikejä käytetään useisiin eri tarkoituksiin. Niitä ovat esimerkiksi intranet, tietämyskanta, yhteisdokumentointityökalu, innovointikanava sekä projektienhallinta. Wiki nähdään organisaatioissa vahvuutena sen mahdollistaman kollektiiviälyn, nopean päivitettävyyden, käyttäjien välisen vuorovaikutuksen ja käytön yksinkertaisuuden ansiosta. Organisaatioiden tietovirrat ohjataan keskitetysti yhteen alustaan, wikiin, jolloin tieto ei ole hajaantunut ympäri organisaatioita ja sn on myös oikeasti löydettävissä. Harva voi sanoa, että tiedon hakeminen verkkolevyltä tai toisen sähköpostiohjelmasta olisi helppoa. Avoimuudella tieto saatetaan koko organisaation käyttöön, jolloin siitä muodostuu organisaation kollektiiviälyä. Mitä useampi ihminen tietoa muokkaa, sitä kattavampaa ja parempaa se on.

Wikien kustannustehokkuus perustuu wikiprojektien nopeaan läpivientiaikaan, alhaisiin lisenssikustannuksiin ja avoimeen lähdekoodiin. Esimerkiksi Ambientialla keskimääräinen wikiprojektin toteutus ideasta valmiiseen toteutukseen on vienyt noin kaksi kuukautta. Wikeihin on olemassa paljon laajennuksia, joilla sen käyttöä voidaan tehostaa eri tarpeisiin, kts. esim Adaptavistan sivuja.

Ensi kerralla esittelen esimerkin, jossa organisaation sisäiset tietovirrat ovat otettu intrawikin avulla hallintaan. Kuvaan siinä myös esimerkinomaisesti käyttöön otettuja laajennuksia sekä paljonko projektiin kului aikaa.

- Harri Hellström

Olen syksystä lähtien toiminut konsulttina Ambientialla ja pääpainonani ovat olleet yhteisölliset ratkaisut. Päätyminen yhteisöllisiin ratkaisuihin juurtaa takaisin yliopistoaikaani Tampereelle, jossa suuntauduin opinnoissani tietohallintoon. Kyseiseen opinahjoon olen kirjoittanut graduani, joka käsittelee wikiratkaisuiden tarvekartoitusta sekä tuotteistamista Ambientialla. Maisterin paperit siintävät jo silmissä ja toivottavasti ne sieltä byrokraattisten vaiheiden jälkeen taskuunikin asti kantautuvat.

Tietoyhteiskunnan luoma tietovirtojen kasvaminen tuo uudenlaisia haasteita organisaatioille. Tietohallinon tukemiseen tarvitaan toimivia ja tehokkaita ratkaisuja, jotta kaikkea organisaation omaavaa tietoa voitaisiin hallita ja käyttää tehokkaasti hyväksi. Organisaatiot hallitsevat tietovirtojaan erilaisilla tietojärjestelmillä. Ongelmana on, varsinkin näin taantuman aikana, miten laajoista ja resursseja vaativista tietojärjestelmistä saataisiin helppokäyttöisiä, yhteisöllisempiä ja ennen kaikkea kustannustehokkaita.

Tieto ohjaa ja määrää yhä enemmän organisaation toimintaa ja johtamista. Tieto tulee nähdä organisaation strategisesti tärkeänä pääomana ja sitä tulisi johtaa ja hallita kuin mitä tahansa organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi välttämätöntä pääomaa. Mikä sitten tekee tiedosta nykyään niin merkkittävän voimavaran organisaatioiden menestyksen kannalta? Yksi merkittävä tekijä on, että organisaatiot toimivat liikkuvassa ja epävakaassa ympäristössä, jossa kaikki mahdollinen tieto ympäristöstä, aikaisemmista päätöksistä ja sen hetkisestä tilanteesta on selviytymisen kannalta tärkeää. Organisaation tietovirrat ovat kuitenkin suuria ja niiden hallitseminen oikein ja oikeilla välineillä on tärkeää. Muuten tämä kaikki oleellinen tieto, jota tietovirrat sisältävät, jää organisaation saavuttamattomiin.

Yleinen ongelma on usein ettei tiedä, mitä tiedetään ja mistä löytää oikea lähde. Tietojärjestelmät ovat hajautuneita eikä tieto ole asianmukaisesti niissä hallittua, jotta se olisi helposti löydettävissä ja kaikkien ulottuvilla. Aikaa kuluu usein kohtuuttoman paljon yksittäisen tiedon etsimiseen tai uudelleenkeksimiseen. Näitä tiedonhallinnan ongelmia organisaatiot ovat pyrkineet ratkomaan laajoilla ja resursseja vaativilla sisällönhallintajärjestelmillä, jotka usein alkavat muistuttamaan niin sanottuja maailmanhallintajärjestelmiä kattaessaan paljon muutakin kuin sisällönhallinnan, johon ne alun perin oli luotu.

Onneksi teknologiat kehittyvät ja toimintatavat uudistuvat ja näin saadaan käyttöön uusia tapoja hallita tietovirtoja (kustannus)tehokkaammin. Merkittävänä uudistuksena voidaan pitää Web 2.0:aa, joka on mahdollistanut käyttöömme kustannustehokkaita wikialustoja. Wikialustoista ja niiden hyödyntämisestä organisaation tietovirtojen hallinnassa kerron enemmän seuraavassa blogikirjoituksessani.

- Harri Hellström