Sähköinen tietoisuus

Ystävällistä helmikuuta!

Viime kuussa minulla oli kunnia osallistua ICT Ladyjen teemailtaan, jossa aiheena oli lempilapseni sosiaalinen media (some). Alustin aihetta tunnin verran esitellen peruskäsitteitä (wiki, blogi, syöte) ja palveluita (esim. LinkedIn). Lopuksi kerroin joitakin käytännön esimerkkejä omasta työstäni Nokiassa, jossa toin kolmen vuoden ajan sosiaalisen median työkaluja organisaationi sisäiseen käyttöön. Sen jälkeen vuoron saivat Finnairin Pirjo Myyry ja Itellan Helena Lähdesmäki, jotka kertoivat paitsi Ambientian kanssa toteutetuista Confluence-wikiratkaisuista, myös muita esimerkkejä siitä, miten heillä sosiaalista mediaa hyödynnetään. Mielenkiintoinen ilta kerta kaikkiaan, kiitos vielä että kutsuitte minut .

Illan aikana kerättiin myös palautetta, johon aion tässä blogikirjoituksessa vastata. Kiitos sekä risuista&ruusuista että kysymyksistä&keskustelusta, jota annoitte aktiivisesti jo tilaisuuden aikana .

Aiheen alustajat keskittyivät sosiaalisiin medioihin. Minä ymmärrän yhteisöllisyydellä ihan jotain muuta…mutta hyvä saada tietoa myös näistä nykyaik. välineistä.

Sosiaalinen media, web2.0, eroaa perinteisestä netin käytöstä siinä, että useammat pääsevät ääneen. Esimerkiksi “ennen vanhaan” (minun kohdallani 3,5 vuotta sitten) yrityksissä oli muutama henkilö, joka sai päivittää intranetiä, nyt kuka tahansa voi korjata huomaamansa virheet. Ehkä ennen oltiin sosiaalisempia ja mentiin ilmoittamaan sihteerille vanhentuneista tiedoista (tai sitten laiskuus voitti), mutta kyllä sosiaalisen median työkalujen käyttö on minusta hyvin sosiaalista toimintaa, kun yhteisö tuottaa yhdessä sisältöä. Tästä mukava esimerkki oli Pirjon Aurinkomatkat-esimerkki, jossa matkaoppaat kirjoittavat säännöllisesti wikiin ohjeita, joita ennen kerättiin mappeihin kauden päätteeksi.

Asian myönteisiä puolia paljon, kielteisiä ei käsitelty niinkään.

Kun itse rakastaa somea ja sitä miten se on helpottanut työelämää, niin helposti unohtaa huonot puolet. Työkalujen käyttöönottoon liittyy muutosvastarintaa ja uusi avoin kulttuuri pelottaa: miksi kirjoittaisin kaikki tietoni wikiin – sen jälkeenhän minut voidaan hyvin potkaista pois? Vaaditaankin luottamusta ja hyvää johtamista, jotta voimme oppia, ettei enää arvostetakaan tiedon piilottelua, vaan tiedon jakamista. Se, jos mikä on vaikea asia! Onneksi työkalut sentään on helppoja käyttää.

Mikä ero käytännössä FB:lla, Twitterillä ym.

Itse asiassa näytin kyllä muutaman kalvon, jossa vertailin Facebookia ja Twitteriä LinkedIniä vastaan. LinkedIn on uraihmisten paras työkalu (tai riippuu urasta;),  Facebookistakin löytyy paljon käytännöllisiä ominaisuuksia kun taas Twitterissä ominaisuuksia on riisutummin.

Twitterin todellinen lisäarvo mietityttää vielä…

No siinä ajatuksessa et ole yksin. Itse olen käyttänyt mikroblogeja reilut pari vuotta, Twitteriäkin kohta vuoden ja ihan viime aikoina olen ihastunut siihen uudella tavalla. Se on hieno, yksinkertainen työkalu, jota voi käyttää hyvin monella tavalla. Taidanpa uhrata sille ihan oman blogikirjoituksen tämän kevään aikana.

Asennekulttuurin muutos – miten suunniteltu ja toteutettu. Miten jatkossa? Ajankäyttö/uusien medioiden vaatimukset.

Kyllä, vaikka some-työkalut ovatkin helppoja, niin työkaluja ei voi vain heittää työntekijöille: tässä on wiki, alkakaa käyttää. Käyttöönotto pitää suunnitella hyvin, valita sopiva pilottiprojekti, kouluttaa ihmiset ja varata aikaa myös puutarhurointiin (Finnairin termi): esim. wiki ei pysy siistinä, jos joku ei huolehdi siitä, tiedot vanhenevat siinä missä kukat kuihtuvat, ja taitaa sinne rikkaruohojakin puskea (etenkin jos anonyymit päivitykset sallitaan, mitä itse en työympäristössä suosittele). Liian helposti otetaan käyttöön “ilmaisia” työkaluja ymmärtämättä, että niiden käyttöön ja ylläpitoon pitää uhrata paljon aikaa (joka ei suinkaan ole ilmaista). Firma ilman Facebook-ryhmää on paljon parempi vaihtoehto kuin firma, jonka ryhmä on kuollut nolosti pystyyn…

Ambientian Johannan olisi pitänyt enemmän havainnollistaa: miten tilataan syöte, miten sitä katsotaan, miltä Wiki tai blog näyttää… // Vähän selvitystä, mikä on esim. syöte tai muut hankalammat sanat.

RSS, syöte (feed) on niin “vanha juttu” , että yllätyin miten vieras käsite se oli ICT-yleisölle. Jos aikaa olisi ollut enemmän, olisin näyttänyt tämän videon, joka selittää ilmiön aika hyvin (kiitos Tarmo Toikkaselle, joka tekstitti videon suomeksi!) :

Asiaa voisi vielä syventää, vaatinee uuden tilaisuuden.

Näin on, illan aikana ehdimme vain vähän raapaista pintaa.

Ja loppuun vielä ruusuja:

Paljon käytännöllistä, konkreettista tietoa. // Käytettävissä olevaan aikaan nähden ei enempää olisi ehtinytkään. // Jos ei tähän mennessä ollut oikein selvillä, mitä SOME on, nyt valkeni. // Energiansäästölamppuni syttyi tutkimaan somea enemmän. // Ambientia erittäin hyvä ja mielenkiintoinen. // Tämä oli aivan huippuluokkaa. // Tietoa tuli riittävästi, enempää ei voi edes sulattaa. // Erittäin mielenkiintoinen aihesisältö, miellyttävällä tavalla esitetty.

Olen syksystä lähtien toiminut konsulttina Ambientialla ja pääpainonani ovat olleet yhteisölliset ratkaisut. Päätyminen yhteisöllisiin ratkaisuihin juurtaa takaisin yliopistoaikaani Tampereelle, jossa suuntauduin opinnoissani tietohallintoon. Kyseiseen opinahjoon olen kirjoittanut graduani, joka käsittelee wikiratkaisuiden tarvekartoitusta sekä tuotteistamista Ambientialla. Maisterin paperit siintävät jo silmissä ja toivottavasti ne sieltä byrokraattisten vaiheiden jälkeen taskuunikin asti kantautuvat.

Tietoyhteiskunnan luoma tietovirtojen kasvaminen tuo uudenlaisia haasteita organisaatioille. Tietohallinon tukemiseen tarvitaan toimivia ja tehokkaita ratkaisuja, jotta kaikkea organisaation omaavaa tietoa voitaisiin hallita ja käyttää tehokkaasti hyväksi. Organisaatiot hallitsevat tietovirtojaan erilaisilla tietojärjestelmillä. Ongelmana on, varsinkin näin taantuman aikana, miten laajoista ja resursseja vaativista tietojärjestelmistä saataisiin helppokäyttöisiä, yhteisöllisempiä ja ennen kaikkea kustannustehokkaita.

Tieto ohjaa ja määrää yhä enemmän organisaation toimintaa ja johtamista. Tieto tulee nähdä organisaation strategisesti tärkeänä pääomana ja sitä tulisi johtaa ja hallita kuin mitä tahansa organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi välttämätöntä pääomaa. Mikä sitten tekee tiedosta nykyään niin merkkittävän voimavaran organisaatioiden menestyksen kannalta? Yksi merkittävä tekijä on, että organisaatiot toimivat liikkuvassa ja epävakaassa ympäristössä, jossa kaikki mahdollinen tieto ympäristöstä, aikaisemmista päätöksistä ja sen hetkisestä tilanteesta on selviytymisen kannalta tärkeää. Organisaation tietovirrat ovat kuitenkin suuria ja niiden hallitseminen oikein ja oikeilla välineillä on tärkeää. Muuten tämä kaikki oleellinen tieto, jota tietovirrat sisältävät, jää organisaation saavuttamattomiin.

Yleinen ongelma on usein ettei tiedä, mitä tiedetään ja mistä löytää oikea lähde. Tietojärjestelmät ovat hajautuneita eikä tieto ole asianmukaisesti niissä hallittua, jotta se olisi helposti löydettävissä ja kaikkien ulottuvilla. Aikaa kuluu usein kohtuuttoman paljon yksittäisen tiedon etsimiseen tai uudelleenkeksimiseen. Näitä tiedonhallinnan ongelmia organisaatiot ovat pyrkineet ratkomaan laajoilla ja resursseja vaativilla sisällönhallintajärjestelmillä, jotka usein alkavat muistuttamaan niin sanottuja maailmanhallintajärjestelmiä kattaessaan paljon muutakin kuin sisällönhallinnan, johon ne alun perin oli luotu.

Onneksi teknologiat kehittyvät ja toimintatavat uudistuvat ja näin saadaan käyttöön uusia tapoja hallita tietovirtoja (kustannus)tehokkaammin. Merkittävänä uudistuksena voidaan pitää Web 2.0:aa, joka on mahdollistanut käyttöömme kustannustehokkaita wikialustoja. Wikialustoista ja niiden hyödyntämisestä organisaation tietovirtojen hallinnassa kerron enemmän seuraavassa blogikirjoituksessani.

- Harri Hellström