Sähköinen tietoisuus

Hei taasen,

Aika kuluu nopeesti kun on hauskaa, vai miten se meni? Mulla oli neljän kuukauden koeaika ja se päättyi viime viikolla – oiva aika tarkistaa toimenkuvaa. Sain entistä mielenkiintoisempia tehtäviä, uuden tittelin ja uuden konttorin: ensi kuusta alkaen toimipisteeni on Hämeenlinna (mutta saapastelen usein Helsingissä jatkossakin). Olen nyt “Sosiaalisen median asiantuntija” eli toisella kotimaisella “Specialist, social media, tools and culture”. Tittelistä ollaan montaa mieltä, tässä yksi mielenkiintoinen blogaus aiheesta: 9 erilaista sosiaalisen median asiantuntijaa.

Roolikuvaukset – osa Googlen kääntäminä

1. Tärkeilijä – “Tämä henkilö Kaikki rakastavat vihata.” Henkilö, joka on lukenut gurujen blogeja ja osaa juuri ja juuri käyttää Facebookia ja Twitteriä.
2. Kouluttaja -”suuri opettaja on lahja, eikä moni todella ole sitä.” Hyvät opettajat osaavat yksinkertaistaa monimutkaisia asioita mm. esimerkein. Hyvän koulutuksen jälkeen ihmiset, joille sosiaalinen media ei ole entuudestaan tuttua, rohkaistuvat kokeilemaan tai ajattelemaan siitä uudella tavalla.
3. Seminaariesiintyjä “Kaiuttimet voivat olla nousuvesi, joka voi nostaa kaikkien muiden veneitä.” eli hyvät puhujat vaikuttavat koko alan näkyvyyteen ja seksikkyyteen.
4. Sisällönjärjestelijä - sisällön kuraattorit ovat yksi tärkeimmistä tulevaisuuden sosiaalisen median työpaikoista. Kuraattorit auttavat meitä löytämään tarvitsemamme valtavasta tietoheinäsuovasta, kaikkea ei vain voin löytää hakukoneella (esim. koska unohdamme hakusanat).
5. Tapahtuman järjestäjä – “sosiaalisessa mediassa on paljon suuria tapahtumia: virallisia konferensseja, huippukokouksia ja vähemmän muodollisia Meetups ja tweetups.” Vaikka sosiaalinen media on pitkälti keskustelua verkossa, ihmisten tapaaminen on kumminkin todella herkullista – jutut luistavat paljon paremmin verkossakin sen jälkeen, kun tietää kuka ruudun takana istuu ja tapahtuman järjestäjät tekevät tämän mahdolliseksi.
6. Yhteisöjohtaja, community manager “ Suuri Community Manager käsittelee todellisia keskusteluja reaaliajassa ja reagoi niihin avoimesti.”
7. Sisällöntuottaja – “Sisällöntuottaja on hyvä kirjoittamaan ajatuksia blogeihin, jakavat jokaisen ajatuksen Twitterissä, tai luoda video.” Sisällöntuottajat ovat sosiaalisen median asiantuntijoista näkyvimpiä.
8. Markkinointistrategisti – “kaikkia sosiaalisen median asiantuntijoita ei olisi automaattisesti pantava tähän luokkaan.” He tietävät miten sosiaalista mediaa käytetään markkinoinnin tavoitteen saavuttamisessa ja uskaltavat sanoa myös, että jonkun ei kannata käyttää sosiaalista mediaa.
9. Toteuttaja -” Tavallaan tämä on merkittävin sosiaalinen media-asiantuntija – koska nämä ovat ihmisiä, jotka toteuttavat oikeita ratkaisuja”. Toteuttajilla on elävän elämän kokemusta siitä, miten hommat kannattaa tehdä.

Mitkä näistä sitten uppoavat minuun? Pisin kokemus minulla on yhteisön johtamisesta, olen tehnyt sitä pian 10 vuotta, ensin harrastusympyröissä, mutta myös edellisessä työpaikassani Nokiassa, jossa sain organisaationi wikittämään ja blogittamaan. Suunnittelin käytölle säännöt, koulutin ne ja työkalut, toteutin ratkaisut ja järjestelin sisältöä. Sisällöntuottajan roolia olen toteuttanut mm. bloggaajana ja mikrobloggaajana sekä keskustelijana erilaisilla foorumeilla. Some-tapahtumiin olen osallistunut ja niitä myös järjestänyt (#taskujkl), esiintynyt olen muutamissa tapahtumissa, kerran jopa videon kautta nettiin (webinaariesiintymisiä on varmaan jatkossakin luvassa).

Markkinointistrategistin rooli on kaikkein vierain. Vuoden verran olen harjoitellut oman wikini markkinointia sosiaalisen median keinoin ja paljon olen oppinutkin: sivuston suunnittelua ja visualisointia, hakukoneoptimointia, kävijätietojen analysointia ja  uusia työkaluja – yhteisön johtamista unohtamatta. Kevään aikana perehdyn aiheeseen lisää tekemällä isohkon tutkimuksen, josta kerron lisää myöhemmin.

Että tämmöisistä aineksista on tämä asiantuntijuus leivottu, mistähän saisin vielä tärkeilijän kaikkitietävyyttä?

Sisäisesti organisaatiossa käytettävien intranet-ympäristöjen sekä erilaisten web-sovellusten ja pikaviestintävälineiden merkitys ei tänä päivänä ole yritysten toiminnan kannalta ihan triviaalia. Sosiaalisen median hypetys on ollut käynnissä jo jonkun aikaan ja intranet-ympäristöissä jatkuvasti lisääntyviä wikejä ylistetään niiden kyvyistä jakaa hiljaista tietoa. Mutta onko todella näin? Voidaanko yrityksen kilpailuedun tärkein komponentti – hiljainen tietämys – viimein valjastaa nopeasti ja helposti tehokäyttöön?

Hiljainen tietämys on tieteellisen määritelmänsä mukaan kokemusperäistä ja mahdotonta dokumentoida. Näin ollen sen jakaminen pelkästään teknisiä välineitä hyödyntäen ei siis ole mahdollista. Ainahan sitä voi yrittää, ja kokeilla sopii esimerkiksi laatimalla käyttöopas siitä, kuinka polkupyörällä ajetaan ja pysytään pystyssä sellaiselle kohderyhmälle, joka ei ole koskaan pyörää nähnytkään. Helppoa – eikö?

Hiljaista tietämystä ei voi sinällään jakaa tai siirtää intranetin välityksellä, koska sen ymmärtäminen vaatii vastaanottajalta asian tulkintaa. Tietojärjestelmien hyödyntämistä tietämyksen jakamisprosessissa voitaisiin kuvata seuraavan kuvion avulla:

Tietämyksen siirtämisprosessi ihmisten välillä tietojärjestelmää hyödynnettäessä

Molemmissa päissä siirtämisprosessia on käyttäjä eli ihminen, joka tulkitsee sisällön välittämää tietämystä omaan aiempaan kokemukseen ja osaamiseen perustuen. Käyttäjä tulkitsee ja suodattaa lukemaansa lähtökohtaisesti aina erilaisten silmälasien läpi kuin sen laatija. Tästä syystä täysin yhtenäisen ymmärryksen aikaansaaminen edes dokumentoitavissa olevasta asiasta on erittäin hankalaa, jollei kokemuspohja ja tulkinnan perusta ole identtisiä.

Tänä päivänä on kiistatonta, etteivätkö toimivat intranetit vaikuttaisi merkittävästi organisaatioiden toiminnan laatuun, kustannustehokkuuteen ja jatkuvaan kehittymiseen. Nämä sähköiset ympäristöt mahdollistavat informaation jakamiseen liittyvien transaktiokustannusten merkittävän pienentämisen. Nykyaikaisten sähköisten ympäristöjen helppokäyttöisyys ja monipuoliset toiminnallisuudet nopeuttavat työn tekemistä parhaimmillaan merkittävästi, mutta ne eivät kuitenkaan tarkoita hiljaisen tietämyksen siirtämistä. Hiljaisen tietämyksen jakamista voidaan kuitenkin tietojärjestelmien avulla edesauttaa monellakin eri tavalla. Kommentointitoiminnot, multimedian hyödyntäminen, mash-upit jne. helpottavat koodatun tiedon taustan ymmärtämistä ja sitä kautta yhdenmukaisen tulkinnan muodostamista. Lisäksi erilaiset verkostojen luomista, spontaania kanssakäymistä ja käyttäjien osaamisen ja tekemisen seuraamista helpottavat toiminnot tukevat organisaation sisäistä kanssakäyntiä. Toisin sanoen ne helpottavat ihmisten mahdollisuuksia ymmärtää, millaiseen kokemuspohjaan muut käyttäjät ajattelunsa perustavat.

Kaikista haasteista päätellen hiljaisen tietämyksen siirtäminen on siis varsin ongelmallista. Hiljaisen tietämyksen siirtämisen tavoite tulisikin huomioida jo tietojärjestelmän esisuunnitteluvaiheessa ja oikeanlaisessa konseptoinnissa. Mikäli tietämyksen hiljaisuutta ja esimerkiksi sisäiseen kehitysprojektiin osallistuvien käyttäjien toimintatapoja ei riittävän hyvin huomioida, oletetaan teknisen järjestelmän silti tekevän jotain sellaista, mihin se ei lähtökohtaisesti kykene. Järjestelmät eivät siis korvaa käyttäjää – ne ovat vain yksi väline organisaation tietämyksen jakamisessa.

Teknisiä työkaluja ei toisin sanoen kannata käyttää johonkin sellaiseen, mihin ne eivät sovellu. On olemassa syy siihenkin, että hernesoppaa ei (yleensä) syödä haarukalla, vaan siihen käytetään lusikkaa. Tosin tämäkään ei aina pidä paikkaansa, sillä kauppakorkeakoulu-aikoinani olen omin silmin nähnyt, kun vaihto-oppilas levitti hernesoppansa pannukakun päälle, jolloin veitsi ja haarukka toimivat välttävästi. Makuelämys kuitenkaan tuskin oli täysin toivottu. Joten vaikka ”vääriä” välineitä koitetaankin soveltaa paremman lopputuloksen saavuttamiseksi, ei se silti tarkoita, että lopputulos olisi toivotunlainen.

Se, miten tietojärjestelmät voivat tukea hiljaisen tietämyksen jakamista, voidaan tiivistää seuraavasti (muokattu Daft – Huber 1987):

• olemassaolevan tietämyksen jakamisessa ja yhteisen tulkintapohjan muodostamisessa (esim. organisaatiossa tiedetään, kuka tietää mistäkin asiasta parhaiten, sekä millaiseen kokemuspohjaan käyttäjien kommentit ja dokumentointi perustuu)
• työkalujen tarjoamisella käytännön tekemiseen sekä rakenteiden luomisella tietämyksen jakamiseen (esim. intranet-ympäristö, joka mahdollistaa vuorovaikutuksen ajasta ja paikasta riippumatta)
• ihmisten törmäännyttämisen (esim. sellaisten ihmisten törmäämisten mahdollistaminen sisäisissä verkkoyhteisöissä, jotka eivät organisaation kansainvälisen hajautuneisuuden takia olisi välttämättä tekemisissä keskenään)
• sähköisten toimintaympäristöjen ”mediarikkautta” hyödyntämällä, minkä kautta tapoja kertoa asiasta ja luoda näkemyksiä sekä ymmärrystä sisältöön on useita (esim. keskustelut ja kommentoinnit, chatit, pikaviestintä ja videot)
• tietämyksen jakamisen transaktiokustannuksia alentamalla (esim. intranetissa olevan informaation hakeminen, tuottaminen ja versiointi on nopeampaa kuin mappien tai paperisten muistioiden avulla).

Vaikka hiljaista tietämystä ei jatkossakaan pystytä täysin dokumentoimaan ja valjastamaan liiketoiminnan tehokäyttöön teknisten järjestelmien avulla, intranet-ympäristöjen avulla sen jakamista voidaan kuitenkin tukea. Olennaista on tunnistaa teknisten tietojärjestelmien rajoitteet ja huomioida ne sähköisen toimintaympäristön ja organisaation toimintamallien kehittämisessä. Toisaalta hiljaisen tietämyksen dokumentointi ei sinänsä pitäisi edes olla organisaation tavoitteena, vaan ennemmin tavoitteeksi tulisi asettaa sen jatkuva kehittäminen (esim. uuden osaamisen luominen) ja mahdollisimman laaja leviäminen organisaation sisällä.

Liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisten toimintamallien ymmärtäminen on tämän päivän kilpailussa menestymisen avainkysymys. Entistä kriittisemmäksi tämä nousee sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Liiketoiminnan tavoitteita tukevien sähköisten toimintaympäristöjen osalta oleellista on kehittämistarpeiden asettaminen sekä järjestelmällinen analysointi ja operationalisointi. Mitä lähempänä organisaation kilpailuedun kehittämistä sähköisen liiketoiminnan hankkeessa ollaan, sitä kriittisemmäksi huolellinen esisuunnittelu muodostuu.

Hiljainen tietämys ja siihen perustuva vahva erityisosaaminen ovat jatkossa kestävin tapa kehittää kilpailuetua suhteessa muihin kilpailijoihin. Hiljaisen tietämyksen integrointi organisaatiolaajuisesti osaksi toimintamalleja tuo tämän päämäärän askeleen lähemmäksi, mikäli sähköiset ympäristöt osataan kytkeä palvelemaan tätä tavoitetta. Tämä on kuitenkin asia, jota tänä päivänä vielä varsin vähän käytännössä ymmärretään ja osataan hyödyntää – mutta jonka potentiaali on laajalti tunnistettu.

Lisää aiheesta:

• Harri Nieminen, KTT, kehittämiskonsultti (harri.nieminen@ambientia.fi)
• Harri on työskennellyt Ambientiassa vuodesta 2001, suurimman osan ajasta kehittämiskonsulttina. Väitöskirjansa Harri on tehnyt Turun kauppakorkeakoulussa aiheena: “Developing Competences through Inter-Organizational Knowledge Acquisition”, jossa tarkastelun kohteena oli hiljaisen tietämyksen siirtäminen yritysten välisessä yhteistyössä ja siihen vaikuttavat tekijät.
• http://www.ambientia.net/portal/fi/palvelut/konsultointi/

Lits-läts!

Viime kuussa pääsin tutuille seuduille, entisen kotikorttelini isoon taloon, Tampere-taloon, puhumaan lempiaiheistani somesta ja wikeistä. Otsikkona oli “Wiki korvaa intranetin”, mutta talon väki oli toista mieltä: miksi tyytyä intraan, kun voi korvata koko netin… Oma osuuteni oli vain parikymmentä minuuttia ja siihenhän ei paljon mahdu: hieman omaa taustaani, hieman käsitteitä ja muutama esimerkki siitä, miten minä olen työympäristössä some-työkaluja käyttänyt ja miten uusien työkalujen myötä myös työtapojen pitäisi muuttua. Minun jälkeeni oli Aron Ollin vuoro ja yllätykseksemme yleisö alkoikin kyselemään todella paljon eri asioista ja lisää keskustelua seurasi vielä Tieken osuuden jälkeen. Olimme todella tyytyväisiä siihen, miten aktiivinen yleisö meillä oli! Koska olin itse esiintyjänä, en ehtinyt tehdä muistiinpanoja itse tilaisuudesta, joten tyydyn tällä kertaa kommentoimaan paperipalautetta, Twitter-palautteeseen vastasinkin heti tilaisuuden jälkeen #wikitre-kanavalla.

Mm. näistä aiheista haluttiin kuulla lisää:

• Wikin, blogin, Facebookin, Twitterin ja chatin yhdistäminen yhteen ympäristöön vrt Google wave / Buzz

Confluence-wikiin on mahdollista tuoda palikoida ulkopuolelta, esim. ottaa osaksi etusivun sisältöä Twitter-virta. Confluencessa voi toki myös blogata ja päivittää Facebookkimaisesti statuksia. Ambientian intrawikissä minulla on oma henkilökohtainen alueeni, jossa näytän mm. julkisen blogini uusimmat kirjoitukset, tuoreimmat twiittini sekä suosikkisivuni. Twitterimäinen ominaisuus Confluencessa on työkavereiden seuraaminen: statuspäivitysten lisäksi näen helposti myös mitä wikisivuja he ovat viimeksi muokanneet.

• Tietoturva

Tyypillisesti Confluence-wiki koostuu useasta tilasta eli aliwikistä. Kunkin alueen omistaja määrittelee sille oikeudet: kuka näkee sen ja kuka (tai mitkä ryhmät) saa esim. luoda, exportoida tai poistaa sivuja, uutisia, kommentteja tai liitteitä. Osa alueista voidaan jakaa kumppaneiden kanssa extranetin puolelle, osa voidaan rajata hyvin pienelle porukalle. On mahdollista rajoittaa oikeuksia myös sivukohtaisesti, jolloin esim. vain johtoryhmälle annetaan oikeudet budjettitietoihin.

• Tiedon tuottaminen ja julkaisu

Meillä on asiakkaita (näin olen kuullut), jotka käyttävät Confluencea sisällön tuottamiseen, vaikka varsinainen sisältö julkaistaan toisen sovelluksen kautta. Koska tämä tapaus ei ole minulle kovin tuttu, en puutu tähän sen enempää nyt.

• käytettävyys

Wikinä Confluence on hyvin käyttäjäystävällinen. Jos joku on esimerkiksi rakastunut Wordiin (hui), niin wikiä voi päivittää sen avulla. Suurin osa ihmisistä kuitenkin käyttää Rich Text -editoria, josta löytyy kaikki tärkeimmät toiminnot nappuloiden takaa (kuvat, linkit, lihavoinnit, taulukot jne). Itse käytän sekä Rich Text -editoria että wikimarkupia, joka on se koodimaisempi vaihtoehto (siinä esim. sisällysluettelo lisätään näin helposti: {toc}).

Wikiin voi myös tehdä rakennetta tilojen ja avainsanojen avulla ja siihen on helppo tehdä erilaisia ilmeitä.

Esimerkiksi jos olette jo tutustuneet tällä viikolla julkaistuun Median tulevaisuus -wikiin (mediantulevaisuus.fi), niin olette huomanneet, ettei sen ulkoasu ole kovin wikimäinen.

• ketterä tuotekehitys

Ketteryydestä minulle tulee nyt mieleen Jira ja sen Greenhopper-lisäosa, joka on tehty nimenomaan ketterään tuotekehitykseen ja scrum-tiimien taskien aikatauluttamiseen. Wikissä tuotekehitystä voi tietysti tehdä vaikka yhteisiä dokumentteja tehden.

• konkretiaa: yhteisöllinen dokutuotanto, projektin suunnittelu ja hallinta yhteisöllisillä työkaluilla

Tämäkin kääntyy Jiran puolelle, joten palataan tähän aiheeseen toisella kerralla.

• Sosiaalisten medioiden hyödyntämisen mahdollisuudesta yritysmaailmassa

Sosiaalista mediaa ja sen työkaluja voi hyödyntää niin moneen tarkoitukseen yrityksissä, ettei tähän voi tyhjentävästi vastata. Esim. markkinointi, asiakasrekisteri, tuotetuki, tuotekehitys, viestintä sisäisesti ja ulkoisesti, tiedonjako, kilpailijoiden seuranta…

• kokonaisuuden hallinta sosiaalisten median välinein, järjestelmien integrointi

Tähän vastaan lyhyesti: tuotteemme ovat helposti integroitavissa mm. SharePointin kanssa. (Joku voisi laskea miten monta kertaa tässä blogitekstissä on helppo, täytyisi varmaan opetella synonyymejä )

• mashupeista: soveltaminen käytäntöön

Kerroin tilaisuudessa siitä, että sihteereistä tehdään turhia wikien avulla – ja peruin heti perään puheeni. Wikit auttavat sihteereitä ja muita ihmisiä, jotka ylläpitävät esim. projektin nettisivuja – pistetään sivu päivittymään omia aikojaan RSS-syötteiden avulla. Esimerkiksi näin:

1. projektimetriikat tulevat tuoreeltaan Jirasta tai jostain syötteitä tuottavasta raporttityökalusta
2. Twitteristä otetaan kumppaneiden uutissyöte
3. projektin blogista tulee projektipäällikön tuoreimmat kirjoitukset
4. projektiryhmäläisten kuvia klikkaillessa näkee heidän statuspäivityksensä
5. kalenterista tulee projektin seuraavat tapahtumat
6. wikistä näytetään viimeksi päivitetyt (tai luetuimmat) sivut tai suosituimmat avainsanat

Sihteeriä tarvitaan päivittämään sivun rakennetta ja valitsemaan tarvittavat syötteet, patistamaan ihmisiä päivittämään raporttinsa wikiin ja nostamaan tärkeimpiä juttuja etusivulle.

• Wikityöskentelyn kehittäminen > ei perusteita, jatkoa

Veikkaan, että moni yritys joka on ottanut käyttöön wikin ei ole tehnyt kunnollisia sääntöjä sen käytöstä. Kun wikiä on käytetty jonkun aikaa, sieltä on vaikea löytää mitään, sillä kullakin käyttäjällä on oma logiikkansa. Tarvitaan siis ihmisiä, jotka hoitavat wikiä osana toimenkuvaansa ja tarvitaan säännöt alkaen ihan perusasioista: miten nimetään sivut, avainsanat, tilat jne.

• Kulttuurimuutokset käynnistäminen ja käynnissä pitäminen (teknologioiden avulla)

Aloita pilotista ja asia kerrallaan. Kun se menee hyvin, kaikki muutkin haluavat siirtyä wikiin. Tee wikin käytöstä mahdollisimman helppoa, ota huomioon varsinkin ei-tekniset käyttäjät.

Ensi viikolla jatkamme “Wiki korvaa intranetin”-teemalla Jyväskylässä (joka myös on vanha kotikaupunkini), seuraapa siis #wikijkl-kanavaa Twitterissä. Myös #taskujkl-kanavaa voi vakoilla, meillä on nimittäin some-ihmisten lounastreffit samana päivänä.

PS. Ai miten niin “lits-läts”? No koska nyt on vuoden paras saapasaika…

Viimeksi kirjoituksessani lupasin kertoa wikialustoista ja niiden hyödyntämisestä organisaation tietovirtojen hallinnassa.

Ennen siirtymistä wikeihin haluaisin kertoa hieman isommasta kokonaisuudesta: Web 2.0:sta ja sosiaalisesta mediasta.

Web 2.0

Nykypäivän internet on hyvin kaukana siitä mitä se oli esimerkiksi 1990-luvun puolella. Organisaatiot ovat tulleet vahvasti kenttään mukaan ja tiedon jakaminen ja vapaa liikkuvuus ovat ydinasioita. Tim O’Reilly on kutsunut tätä uuden internetin suuntausta nimellä Web 2.0, mutta siitä on käytetty myös nimitystä sosiaalinen media. Web 2.0 kuvaa enemmän käytettyä teknologiaa, kun taas sosiaalinen media kuvaa palvelujen mahdollistamaa toimintaa, periaatteita ja kulttuuria. O´Reilly sanookin, että Web 2.0 ei ole pelkästään tekniikkaa, vaan myös tietoa ja ennen kaikkea asenteita. Web 2.0 korostaa käyttäjien roolia, jossa palvelut on valjastettu heidän yhteisöllisesti tuottamalla kollektiivisella älykkyydellä. Sosiaalisen median sovellukset ja palvelut, joihin wiki kuuluu, sisältävät tapoja, jotka mahdollistavat tämän yhteisöllisyyden. Yhteisöllisyys perustuu yhteisen tiedon käyttöön, tiedon luomiseen ja ylläpitämiseen monen toimesta, heidän sijaintapaikastaan riippumatta. Yhteisöille on tyypillistä, että ne jakavat yhteisen kiinnotuksen kohteen tai he työskentelevät yhteisen päämäärän eteen.

Wiki

Termi wiki tulee havaijinkielisestä sanasta wiki wiki, joka tarkoittaa nopeaa ja kiireistä. Tämä kuvastaa hyvin wikiä, jossa tiedon lisääminen ja muutokset tapahtuvat nopeasti ilman välikäsiä. Wikit ovat verkkosivustoja, jotka ovat käytettävissä web-selaimella ja wikisisältöä käyttäjät voivat itse muokata wikieditorilla/selaimensa kautta. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Sen sijaan että ihmiset lähettelisivät toisilleen sähköposteilla yhdessä työstämänsä tiedoston eri versioita ja kommentoisivat sisältöjä pitkissä viestiketjuissa, wikissä käyttäjät pääsevät yhtä aikaa työstämään ja kommentoimaan samaa dokumenttia. Wikeistä tieto löytyy paitsi hakutoiminnon myös asiasanojen, linkitysten  ja omien wikitilojen luomisella.

Wikit organisaation tietovirtojen hallinnassa

Organisaatioissa wikejä käytetään useisiin eri tarkoituksiin. Niitä ovat esimerkiksi intranet, tietämyskanta, yhteisdokumentointityökalu, innovointikanava sekä projektienhallinta. Wiki nähdään organisaatioissa vahvuutena sen mahdollistaman kollektiiviälyn, nopean päivitettävyyden, käyttäjien välisen vuorovaikutuksen ja käytön yksinkertaisuuden ansiosta. Organisaatioiden tietovirrat ohjataan keskitetysti yhteen alustaan, wikiin, jolloin tieto ei ole hajaantunut ympäri organisaatioita ja sn on myös oikeasti löydettävissä. Harva voi sanoa, että tiedon hakeminen verkkolevyltä tai toisen sähköpostiohjelmasta olisi helppoa. Avoimuudella tieto saatetaan koko organisaation käyttöön, jolloin siitä muodostuu organisaation kollektiiviälyä. Mitä useampi ihminen tietoa muokkaa, sitä kattavampaa ja parempaa se on.

Wikien kustannustehokkuus perustuu wikiprojektien nopeaan läpivientiaikaan, alhaisiin lisenssikustannuksiin ja avoimeen lähdekoodiin. Esimerkiksi Ambientialla keskimääräinen wikiprojektin toteutus ideasta valmiiseen toteutukseen on vienyt noin kaksi kuukautta. Wikeihin on olemassa paljon laajennuksia, joilla sen käyttöä voidaan tehostaa eri tarpeisiin, kts. esim Adaptavistan sivuja.

Ensi kerralla esittelen esimerkin, jossa organisaation sisäiset tietovirrat ovat otettu intrawikin avulla hallintaan. Kuvaan siinä myös esimerkinomaisesti käyttöön otettuja laajennuksia sekä paljonko projektiin kului aikaa.

- Harri Hellström