Sähköinen tietoisuus

Ambientia isännöi jo toistamiseen 27.5.2010 Helsingissä virallisen Atlassian User Groupin, tällä kertaa etuliitteellä Nordic, vaikka emme saaneetkaan yhtään Suomen ulkopuolista edustajaa paikalle. Seuraavalla kerralla sitten, ainakin jos suunnitelmat tapaamisen järjestämisestä Tukholmassa toteutuvat.

Toimin tilaisuuden seremoniamestarina. Olen työskennellyt Ambientialla yhteisöllisten ratkaisujen konsulttina vuoden 2008 alusta. Koko tämän ajan olen tehnyt asiakasprojekteja Atlassianin tuotteilla, lähinnä Jiralla ja Confluencella. Lähes jokaisen projektin kohdalla edelleenkin hämmästelen tuotteiden joustavuutta taipua erilaisiin tarpeisiin. NAUG:ssa oli ilo keskustella erilaisista käyttötavoista ja huomata, että en ole yksin innostukseni kanssa.

Tapahtuma oli mielestäni erittäin onnistunut ja haluan kiittää kaikkia paikalle saapuneita n. 50 Atlassian-tuotteiden käyttäjää aktiivisuudesta ja kiperistä kysymyksistä, joihin koitan nyt vastata. Kysymyksiä tuli niin paljon, että vastaan tällä kertaa vain osaan niistä, lähinnä Atlassian Confluencea koskeviin. Lähiaikoina julkaisen ainakin yhden kirjoituksen lisää,  jossa käsittelen  muihin tuotteisiin liittyviä kysymyksiä. Toivon, että lukijat kommentoisivat aktiivisesti omia näkemyksiään, luen niitä aktiivisesti ja koitan vastata myös kommentteihin. Kiitos asiantuntija-tiimillemme avusta vastauksissa.

Mutta nyt siis itse asiaan, eli kysymyksiin.

Mikä on wikin suhde muihin työkaluihin, erityisesti dokumenttien hallintaan?

Wikit eivät ole ylipäätään tarkoitettu dokumenttimuotoisen sisällön tallentamiseen ja tyypillisesti ne eivät siihen kovin hyvin sovellukaan.  Confluenceen voidaan tallentaa toki liitetiedostoina mitä tahansa dokumentteja, mutta niiden käsittely suoraan wikisssä on varsin hankalaa. Office-tiedostoja pääsee muokkaamaan ja tallentamaan suoraan Confluencessakin Office Connectorin avulla. Mutta esimerkiksi asiasanoja (labels) ei voi antaa suoraan liitetiedostoille ja tämä hankaloittaa esimerkiksi metatiedon liittämistä dokumentteihin ja niiden linkittämistä eri asiayhteyksiin. Laajamittaisempaan dokumenttien hallintaan on hyvä olla siis joku toinen ratkaisu ja integroida wiki tämän ympäristön kanssa. Vaihtoehtojahan tälle on esimerkiksi Microsoftin Sharepoint, johon löytyy Atlassianilta Sharepoint Connector tai Alfresco, johon löytyy myös integraatioratkaisuja.

Mikä on wikin rooli sähköisessä viestinnässä?

Wikin avulla voi toteuttaa sähköistä viestintää monellakin tapaa. Ensinnäkin se on erinomainen työkalu viestinnän sisällöntuotannossa, sillä sisällöntuotantoa voi helposti ja hallitusti hajauttaa. Lisäksi se voi suoraan toimia viestintävälineenä, esimerkiksi organisaatioiden sisäisissä wiki-ympäristöissä. Sen avulla voi tehdä erilaista tiedottamista ja muuta viestintää yksinkertaisesti organisaation sisällä. Olemme tehneet myös ratkaisuja, jossa wikiä käytetään myös ulkoisen viestinnän sisällöntuotantotyökaluna, tällöin tyypillisesti sisältö julkaistaan johonkin ulkoiseen palveluun, esimerkiksi portaaliin. Tällainen ratkaisu on tehty Finnairin viestinnälle. Tutustu tähän julkaisijan työpöytä -konseptiin verkkosivuiltamme.

Onko Confluencea mahdollista käyttää offlinenä?

Kehitystehtävä Confluencen offline-käytöstä on luotu, jossa pyydetään rakentamaan Confluencelle offline-client (jolla pystyy muokkaamaan sisältöä offline-tilassa). Ongelmaksi kuitenkin usein muodostuu se, miten nämä kaksi järjestelmää käsittelevät sisällön muokkauskonfliktit. Atlassianin omasta Confluencestä löytyvällä sivulla on keskustelua erilaisista kiertotieratkaisuista, vaikka mikään niistä ei käsittelekään sisällön muokkauskonflikteja. Sisältöjen offline-käyttö ilman muokkausmahdollisuutta on toki huomattavasti yksinkertaisempi järjestää.

Miten voidaan ratkaista seurannan toteutus Confluencella, kun Confluencen oman seurannan suorituskyky ei riitä?

Tiedossa on, että suurissa installaatioissa Confluencen oma käyttäjäseuranta aiheuttaa suorituskykyongelmia. Tähän ei ole Atlassianilta ratkaisua olemassa, mutta varsin yksinkertainen tapa toteuttaa monipuolinen seuranta on ottaa käyttöön ilmainen Googlen Analytics –palvelu. Tämän ongelmana on tietenkin se, että tiedot ovat Googlen palvelimilla ja tietyissä tapauksissa seuranta-datan sijainti organisaation ulkopuolella on mahdotonta tietoturvasyistä. Googlen Analyticsistä on olemassa myös maksullinen versio, joka on asennettavissa myös omalle palvelimelle. Muita maksullisia  seurantapalveluita on esimerkiksi: Omniture Sitecatalyst, WebTrends, Coremetrics. Ilmainen mahdollinen ratkaisu voisi olla jonkun erillisen “webtrack”-ohjelmiston asentaminen. Tällaisia voisivat olla mm. Opentracker ja Apache Live Log. Analytiikka-asioista saa tarvittaessa lisätietoja Ambientian Jaakko Kankaanpäältä.

Mitä eroa on tavallisella tilalla (Space) ja  Community Bubbles -tilalla?

Community Bubblesilla voidaan luoda yhteisöllisiä tiloja, eli yhteisöjä. Yhteisön jäsenet tai ylläpitäjä voivat kutsua uusia jäseniä yhteisöön ja tilan katselu- ja kirjoitusoikeudet voidaan rajoittaa vain yhteisön jäsenille. Yhteisön jäsenet saadaan myös listattua kuvineen sivulle. Community Bubblesin yhteisöominaisuudet soveltuvat erinomaisesti mm. työryhmäkäyttöön. Muita eroja tavallisiin tiloihin ovat mm. uusien tilojen oletuskäyttöoikeuksien määrittely ja erilaiset portaalityyppiset sisältösivut. Pluginista voi lukea lisää täältä: http://www.adaptavist.com/display/Bubbles/Communities

Voiko Confluencea käyttää asiakasportaalina?

Confluencen avulla on varsin yksinkertaista toteuttaa hyvinkin monipuolinen asiakasportaali. Monipuolisten käyttöoikeushallintamahdollisuuksien ansiosta asiakasportaaliin voidaan luoda sekä asiakaskohtaisesti suojattua sisältöä, että kaikille näkyvää julkista sisältöä. Ambientia itse käyttää Confluencea asikasportaalina ja olemme tehneet myös asiakkaillemme vastaavia ratkaisuja.

Mikä on paras Confluence plugin?

Tähän voisi kaikki lukijat jättää oman ehdotuksensa kommenttina.

Itse liputtaisin Scaffolding ja Reporting – plugineiden puolesta, erityisesti niiden yhteiskäyttö mahdollistaa hurjia toteutuksia.

Kesäistä alkuviikkoa!

Tänään minun piti viimeistellä raporttia suomalaisten kuntien sosiaalisen median käytöstä Rauman seudun kunnille, mutta kun raportointitilaisuus siirtyi huomisesta ensi kuuhun, niin tuli ylimääräistä aikaa. Ja silloinhan ehtii vaikka blogata .

Sosiaalisen median koulutuksia ja seminaareja taitaa olla tuutit pullollaan tällä hetkellä ja niillä markkinoillahan minäkin liikun. Esimerkiksi Raumalle tekemäni selvitys on vapaasti hyödynnettävissä jatkossakin – voin tulla mihin tahansa kuntaan pitämään puolen päivän (tarvittaessa pitemmänkin) koulutuksen siitä, miten kunnat ovat sosiaalisen median palveluita jo hyödyntäneet ja mitä kannattaa ottaa huomioon, kun lähdetään someen. Jos kiinnostuit, pyydä minulta tarjous “yhdestä Virkamiehestä” (tuolle koulutukselle antamani nimi).

Viime viikolla kuulin, että olen saanut jälleen uuden kilpailijan: Atlassian on alkanut tarjota webinaari-koulutuksia mm. Confluencesta ja Jirasta. Auts . Jiraa en ainakaan toistaiseksi kouluta, siitä vastaa mm. Eric, Australian ja joulupukin lahja Ambientialle, mutta Confluencea hyvinkin.

Esimerkiksi reilu viikko sitten kävin Ilmatieteenlaitoksella pitämässä toisen osan wikikoulutuksestani. Loppuvuodesta he päättivät vaihtaa pitkään käytössä olleen Mediawikin käyttäjäystävällisempään Confluenceen. Päästäkseen uuden työkalun kanssa sukkelasti alkuun he tilasivat meiltä koulutuksen, jossa kerrotaan ko. wikien eroista. Koska minä olen häärännyt Nokiassa ollessani paljonkin Mediawikin kanssa, tämä koulutustehtävä sopi minulle kuin nenä päähän. Satu kyseli Twitterissä onko materiaali tulossa jakoon, ja koska en sitä sellaisenaan voi jakaa, niin tässä pääpiirteittäin wikien erot.

Confluence  Mediawikiin verrattuna, plussat ja miinukset:

+ parempi hakukone, hakee tietoa myös liitetiedostoista (hmm, miksi wikissä pitää olla liitteitä)

+liitteiden vienti on tosi helppoa drag&drop-toiminnolla (okei, liitteet on kivoja, niitä kun voi esim. näyttää upotettuina wikissä, ja muokata esim. PowerPointeja yhteisöllisesti wikin kautta verkkolevyjen sijaan)

+helpompi käyttäjienhallinta, voidaan tehdä alueita (aliwikejä), joihin annetaan oikeuksia pienille porukoille – kaikki eivät näe(tai voi muokata) kaikkea

+”Facebookmaiset” ominaisuudet: voidaan seurata muita käyttäjiä ja päivittää mikroblogimaisesti omia kuulumisia

+wysiwyg-editori hakkaa “koodipohjaisen” editorin mennen tullen. Mediawikissä pitää muistaa, että otsikko tehdään =-merkeillä: ==Otsikko2==, kun taas Confluencessa riittää, että löytää ylärivistä oikean nappulan

+liittyy edelliseen kohtaan, mutta korostan vielä sitä, miten ihanaa isoja taulukoita on muokata Confluencessa, kun ei tarvi laskeskella |-merkeistä mihin soluun haluaa tietonsa täydentää

+sisältö ja kommentit näkyvät samalla sivulla

+Confluenceen on saatavissa paljon plugineita, joita loppukäyttäjien on helppo ottaa käyttöön ns. makro-browserin kautta. Eli esim. jos haluaa sivulle jonkun kentän, johon kootaan sisältöä avainsanojen avulla muilta wikisivuilta, niin riittää kun kirjoittaa makro-browserin hakukenttään label, niin saa listan kaikista käytössä olevista sovelluksista

+ilmeiden teko – alueille voidaan tehdä kevyet ilmeet esim. lisäämällä alueen tunnukseksi tiimin logo – helpottaa wikissä surffausta, kun tietää missä on. Isommat ilmeetkin ovat helpohkoja toteuttaa, esim. Median tulevaisuus -wiki ei näytä kovin wikimäiseltä

+ vanhat Word-tiedostot saa muutettua wikisivuiksi todella kätevästi

-ei Section-editointia

-ei kategoriarakennetta – kaikki avainsanat ovat samanarvoisia

-alisivurakenne ei ulotu sivujen nimiin. Sivut ovat kyllä puumaisesti oikeassa järjestyksessä, mutta alueen kullakin sivulla pitää olla uniikki nimi. Esim. jos Mediawikissä oli sivut: ryhmä x, ryhmä x/pöytäkirjat, projekti y ja projekti y/pöytäkirjat, niin Confluencessa vastaavat sivut ovat ryhmä x, projekti y, ryhmä x:n pöytäkirjat ja projekti y:n pöytäkirjat. Tämä ei ehkä ole niin iso muutos, paitsi silloin kun siirretään vanha sisältö Mediawikistä Confluenceen

Tuossa tuli nyt muutama tärkein ero, lisää kommentteihin muita eroja jos unohdin jonkun sinulle oleellisen jutun.

Ensimmäisen ja toisen Ilmatieteenlaitoksen koulutuksen välissä ihmiset olivat ehtineet ottaa Confluencen omakseen ja ensimmäisen tilaisuuden pakollisista muutosvastarintamutinoista ei ollut enää jälkeäkään, vaan ihmiset olivat hyvin innoissaan uudesta työkalusta. Terkkuja vaan Kumpulaan, luvatkaahan meille jatkossakin poutaa .

Mutta nyt hyppään seuraavaan tehtävääni: kirjoittamaan runkoa erään asiakkaan wikisääntöihin.

Vuosi on vaihtunut, mutta minä se vaan jaksan wikistä . Olen asettanut itselleni tavoitteen blogata tänne ainakin kerran kuukaudessa ja tällä kertaa otin aiheeksi uuden wikiversion, jonka Atlassian julkaisi joulukuun alussa.  Alla olevassa videossa on esitelty Confluence-yrityswikin version 3.1 uusia ominaisuuksia, kuten:

• gadgettien (”vimpaimien”) lisäämisen helppous (niin Atlassianin omat kuin vaikka Googlen gadgetit)
• sivujen siirtäminen on entistä helpompaa
• uudistunut sivurajoitusten päivittäminen
• Office 2007 -tuki

• varsinkin liitetietojen lisääminen on lasten leikkiä uudella drag-and-drop (raahaa-ja-tiputa)-toiminnallisuudella:

Nami – tuota versiota pitää päästä pian maistamaan . Jos sinullakin heräsi ruokahalu, niin otapa yhteys meihin, niin tehdään teille uusi kattaus.

Hehe, mitähän uudet työkaverini mahtavat otsikosta tykätä, mutta tottahan se on: olen ollut kuukauden ambientialainen… Sitä ennen olin 11 vuotta  nokialainen ja niin pitkän rupeaman jälkeen onkin ollut hyvin virkistävää aloittaa uudessa yrityksessä – varsinkin kun osaamiseni on nyt liiketoiminnan ytimessä. Vaikka vaihdoin firmaa ja Keski-Suomenkin Etelä-Suomeen, paljon on tuttuakin ja siitä tämä ensimmäinen blogikirjoitukseni kertoo.

Toimin konsulttina Yhteisölliset ratkaisut –yksikössä, jonka päätuotteet ovat Atlassianin Confluence ja Jira. Atlassian-tuotteita voi ostaa suoraan heiltä, mutta meidän kauttamme lisenssit ovat halvemmat – ja käyttäjätukea ja räätälöintejä saa selevällä suomella.

Confluence on wikialusta ja wikien parissa olen toiminut viimeiset kolme vuotta. Valitsin silloin organisaationi käyttöön Mediawikin ja siitä pitäen olen fanittanut Mediawikiä, jota uusi pomoni Marko kutsuu nörttiwikiksi. Vähän jo loukkaannuinkin suosikkini puolesta, mutta okei, myönnetään, Confluenceen verrattuna se on toki haastavampi vasta-alkajalle. Confluence on lähempänä tavallista webbisivustoa, sinne on helpompi luoda rakenteita ja ennen kaikkea sitä on yksinkertaisempi päivittää, koska siitä löytyy mm. Wordista tutut muotoilutoiminnot, jotka Mediawikissä pitää ”koodata”. Myös wikin pääkäyttäjille Confluence on mukavampi, sillä se pitää käyttäjät paremmin ruodussa.

Tähän väliin sananen harrastuksestani (sehän se minusta ensimmäisenä Googlesta paljastuu): aloitin 9 vuotta sitten nukkekoteilun. En tuntenut yhtään alan harrastajaa, joten lähdin hakemaan seuraa keskustelupalstoilta. Harrastuksen kautta tutustuin erilaisiin Internet-palveluihin, jaoin kuviani, perustin foorumin, kotisivut, blogin ja lopulta myös wikin. Kolmevuotias Nukkekotiwiki on jo klassikko suomalaisten harrastajien parissa – tänä vuonna se sai englanninkielisen siskon. Uutta Mini treasures wikiä markkinoin sosiaalisen median (=some) työkaluilla: Facebookissa, Twitterissa, Youtubessa ja Flickrissä.

Harrastusmaailmassa teknologia leviää nopeammin kuin palomuurien varjostamissa yrityksissä – ehkä harrastuksia on myös luontevampi jakaa. Some-työkalujen tuominen yritysmaailmaan on haastavaa, sillä se ei tarkoita vain uusia työkaluja vaan uutta avoimempaa työtapaa, etten sanoisi jopa kulttuurivallankumousta.

Wikien lisäksi toin Nokia-organisaationi sisäiseen viestintään myös blogit, itse ylläpidin suosittua Hidden treasure –blogia, joka jatkuu Internetissä Hidden treasure 2.0 –nimellä. Olin some-työkalujen pääkäyttäjä ja kouluttaja, web2.0-evankelista, mutta työskentelin myös ketterän ohjelmistokehityksen parissa. Toimin scrum-tiimin product ownerina, backlogiamme hallitsimme Trac-nimisellä työkalulla (anteeksi vaan, Nokiassa en puhunut suomea vaan fingelskaa). Trac ja Jira ovat tehtävien hallintaan luotuja ohjelmistoja, näistä Jira on monipuolisempi ja esim. alitehtävien ja metriikoiden luominen on näppärämpää. Ambientiassa räätälöimme Jiraa asiakkaan toiveiden mukaan, tehtävänhallintaan tuodaan esim. tutut termit ja vaiheet.

Työssäni autan yrityksiä ratkaisemaan mm. kommunikointiin liittyviä ongelmia, määrittelemään tarpeita ja toteuttamaan uusia innostavia toimintaympäristöjä. Kuukauden aikana olen päässyt pariinkymmeneen (!) asiakastapaamiseen ja nähnyt miten moneen tarpeeseen sekä Confluence että Jira taipuvat. Ambientian kautta tarjoan myös yleisempää some-konsultaatiota ja –koulutusta: esittelen mummoystävällisin termein erilaisia työkaluja ja kerron niiden käytöstä, tekniikasta ja kulttuurista. Jos siis haluat tietää enemmän esim. Twitteristä, yhteisöjen johtamisesta, avoimen työkulttuurin haasteista tai siitä, miten somea käytetään työnhaussa, ota yhteyttä.

Löydät minut myös seuraavista paikoissa: Blogspot, Delicious, LinkedIn, Sometu ja Twitter .

Hyvät pyhät,

Johanna