Sähköinen tietoisuus

Tsädäm!

Viime yönä keräsin hattivatin lailla virtaa aikamoisesta ukkosmyrskystä ja nyt olen puhtia täynnä konttorilla – ekaa päivää kesäloman jälkeen. Töitä olen toki tehnyt jo reilun viikon, mutta vähän tavanomaisesta poikkeavassa ympäristössä: Linna Golfilla raportoimassa amatöörimiesten EM-kisoja sosiaaliseen mediaan. Onneksi mukana olivat myös Olli Aro ja Jaakko Kankaanpää, jotka opastivat minut golfin maailmaan – mm. lukemaan tuloslistoja . Tuota taitoa tarvittiin mm. Facebookissa turnauksen omalla sivulla. Facebookin lisäksi käytössämme oli Twitter, johon ohjattiin mm. Facebook- ja YouTube-päivitykset. Flickriin perustimme tilin ja ryhmän kisakuville.

Kampanja oli tähän asti suurin Ambientian toteuttama some-kampanja ja se onnistui oikein hyvin, varsinkin kun ottaa huomioon, ettei kampanjan suunnitteluun ja etukäteisvalmisteluun jäänyt aikatauluhaasteiden (mm. kesälomat) vuoksi montakaan hetkeä. Toinen haaste tuli siitä, että olimme some-raportoinnissamme todella etunenässä, vastaavia kampanjoita ei golf-ympyröissä ole aiemmin tehty (Googlen ja kisaajien kommenttien mukaan). Kilpailijat, kisakoneisto ja yleisö olivat siis vähän ihmeissään somen monipuolisesta käytöstä ja siitä, millaisia mahdollisuuksia se tarjoaa. Hauskinta oli, kun eräskin vannoutunut Facebookin vastustaja alkoi suureen ääneen kehua sivuamme . Golfliitto itse oli hyvin mielissään some-pilotistamme ja syksyn edetessä someilu jatkuu.

Viikon aikana opin itse paljon paitsi golfista myös sisällöntuotannon haasteista, kun sää katkaisi meiltä välillä netin, välillä sähköt. Ja mikä parasta, seuraavia kamppiksia varten taskuun jäi paljon hyviä ideoita. Jos haluat kuulla lisää liittojen ja kuntien someilusta, tule kuuntelemaan minua parin viikon päästä IBM:lle (voit osallistua myös etänä).

Toimistopäivä. Nyt on hyvä tasapainotella hyvien kysymysten ja asiantuntevien vastausten parissa. Sitähän me konsultit työksemme teemme.

Miksi digitaalisten toimintaympäristöjen asiantuntijat pohtivat rooliaan suhteessa johdon konsultointiin?

Kari Kinnunen tasapainoilee strategiasta toimivan roadmapin.

Asiakasroolissa olevat hankevastaavat eivät oikein aina tiedä, mitä ja miksi ovat tilanneet, mitä sillä tehdään ja miten se suhteutuu organisaation päätavoitteisiin tai strategiaan jos mitenkään. Epäselvää on myös, kuka asiakkaan organisaatiossa tekee, miten tekee ja millä ajalla. Harvoin on ehditty miettiä sitäkään, tulisiko onnistumista jotenkin mitata ja voisiko siitä kenties jopa palkita? Sen enempää perehdytystä kuin sisäistä pilotointiakaan ei ole huomioitu aikataulussa tai resursoinnissa. Reklamaation tekeminen kuitenkin luonnistuu, koska aikataulu on pettänyt eikä ympäristössä ole niitä ominaisuuksia, joita johto huomaa käyttöönoton jälkeen kaipaavansa. Johto on silloin pettynyt, mutta kiinnostunut. Hankevastaava on silloin lähes vihainen, mutta sitoutunut. Toimittaja puolestaan alkaa pohtia johdon konsultointia projektitoiminnan tukipalveluksi.

Mihin ROI katosi ja mistä se jälleen tupsahti kehittämishankkeisiin?

Kuvapankkien, uutiskirjeiden, sharepointtien, kuntaportaalien, intranettien, flash-animaatioiden ja sähköisten tilausjärjestelmien dynamiikkaa sykkivä virtuaalijuna ja Hämeenlinnan rautatieasemalla levottomasti liikehtinyt ROI kohtasivat. Juna ei kuitenkaan pysähtynyt, sillä pysäkki ei kuulu Pendolino-strategiaan. ROI parka. Finanssikriisin pyörteissä ROI viimeinen löydettiin harhailemasta pölyyntyneen intranetin kätköistä. Sinne on moni muukin eksynyt, mutta ROI oli kateissa kauan. Nyt ROI on jälleen mukana.. hyvässä ja pahassa tietenkin. Mutta kuinka investointia tulisi mitata ja mittaustuloksia tulkita? Mikä olikaan tavoite?

Mihin tarvitaan viestintästrategiaa,  myyntistrategiaa tai kasvustrategiaa?

Ehkäpä erillistä viestintästrategiaa, myyntistrategiaa tai kasvustrategiaa ei tarvita sellaisinaan mihinkään. Hyppään jonkun varpaille, mutta sanon silti: Tarvitaan yksi yhteinen strategia ja useita vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia taktiikoita, selvä roadmap sekä konkreettinen vuosikello ja kriisivalmius. Tarvitaan viisautta ymmärtää näiden erot. Operationalisoinnissa strategia jalkautuu taktisten toimenpiteiden kautta, suunnitelmat ja vuosikellot konkretisoidaan. Toteutuma analysoidaan. Opitaan. Taktikoidaan uudelleen.

Mikä on webstrategia?

Webstrategia on sana. Se on harvinainen sellainen, eikä edes kuulu luontaiseen sanastoomme. Webstrategiaakaan ei tarvita, jos sähköisten toiminta-ympäristöjen kehittäminen ja käyttäminen tukee strategiaa ja valittu taktiikka voidaan ja osataan todeta liiketoiminnallisesti onnistuneeksi. Webstrategia ei olekaan oikeasti strategia vaan johdon työkalu, eräänlainen X-factor. Se jokin.

Miksi Ambientia tarjoaa webstrategian laatimista?

Webstrategia liima, joka sitoo meidän osaamisemme ja asiakkaidemme johdon osaamisen yhteen. Sitä liimaa tarvitaan, kun halutaan taktikoida, toteuttaa ja onnistua paremmin. Webstrategia on korkean hierarkian roadmap, joka auttaa meitä tekemään asiakkaillemme oikeita asioita oikeista syistä. Sellainen on sekä hyvää liiketoimintaa että mielekästä ja kehittyvää kumppanuutta.

Seuraavan kerran kerromme lisää webstrategian laatimisesta Turussa 10.6. klo 14:00 – 15:30

Lisää tietoa konsultointipalveluistamme

Tietoa kirjoittajasta:

Kari Kinnunen, YTM, kehittämiskonsultti (kari.kinnunen@ambientia.fi)

Kari on ollut Ambientiassa vuodesta 2004 ja kehittänyt tulostaan lähtien Ambientian konsultointipalveluita. Kari on kotoisin Joensuusta, hän on koulutukseltaan YTM (yrityksen taloustiede, kansantaloustiede) ja tykkää sekä matkustella ympäri maailmaa että mökkeillä Höytiäisen rannalla Pohjois-Karjalassa.

Kari on taustaltaan maajoukkueurheilija (olympialaji painonnosto) ja joskus kilpaurheilun logiikka, sen tavoitteellisuus, kurinalaisuus ja periksi antamattomuus saattavatkin näkyä Karin tavassa sparrata, analysoida ja kyseenalaistaa.

Kari ei juo kahvia, ei syö juustoa eikä seuraa jääkiekkoa.

Hei taasen,

Aika kuluu nopeesti kun on hauskaa, vai miten se meni? Mulla oli neljän kuukauden koeaika ja se päättyi viime viikolla – oiva aika tarkistaa toimenkuvaa. Sain entistä mielenkiintoisempia tehtäviä, uuden tittelin ja uuden konttorin: ensi kuusta alkaen toimipisteeni on Hämeenlinna (mutta saapastelen usein Helsingissä jatkossakin). Olen nyt “Sosiaalisen median asiantuntija” eli toisella kotimaisella “Specialist, social media, tools and culture”. Tittelistä ollaan montaa mieltä, tässä yksi mielenkiintoinen blogaus aiheesta: 9 erilaista sosiaalisen median asiantuntijaa.

Roolikuvaukset – osa Googlen kääntäminä

1. Tärkeilijä – “Tämä henkilö Kaikki rakastavat vihata.” Henkilö, joka on lukenut gurujen blogeja ja osaa juuri ja juuri käyttää Facebookia ja Twitteriä.
2. Kouluttaja -”suuri opettaja on lahja, eikä moni todella ole sitä.” Hyvät opettajat osaavat yksinkertaistaa monimutkaisia asioita mm. esimerkein. Hyvän koulutuksen jälkeen ihmiset, joille sosiaalinen media ei ole entuudestaan tuttua, rohkaistuvat kokeilemaan tai ajattelemaan siitä uudella tavalla.
3. Seminaariesiintyjä “Kaiuttimet voivat olla nousuvesi, joka voi nostaa kaikkien muiden veneitä.” eli hyvät puhujat vaikuttavat koko alan näkyvyyteen ja seksikkyyteen.
4. Sisällönjärjestelijä - sisällön kuraattorit ovat yksi tärkeimmistä tulevaisuuden sosiaalisen median työpaikoista. Kuraattorit auttavat meitä löytämään tarvitsemamme valtavasta tietoheinäsuovasta, kaikkea ei vain voin löytää hakukoneella (esim. koska unohdamme hakusanat).
5. Tapahtuman järjestäjä – “sosiaalisessa mediassa on paljon suuria tapahtumia: virallisia konferensseja, huippukokouksia ja vähemmän muodollisia Meetups ja tweetups.” Vaikka sosiaalinen media on pitkälti keskustelua verkossa, ihmisten tapaaminen on kumminkin todella herkullista – jutut luistavat paljon paremmin verkossakin sen jälkeen, kun tietää kuka ruudun takana istuu ja tapahtuman järjestäjät tekevät tämän mahdolliseksi.
6. Yhteisöjohtaja, community manager “ Suuri Community Manager käsittelee todellisia keskusteluja reaaliajassa ja reagoi niihin avoimesti.”
7. Sisällöntuottaja – “Sisällöntuottaja on hyvä kirjoittamaan ajatuksia blogeihin, jakavat jokaisen ajatuksen Twitterissä, tai luoda video.” Sisällöntuottajat ovat sosiaalisen median asiantuntijoista näkyvimpiä.
8. Markkinointistrategisti – “kaikkia sosiaalisen median asiantuntijoita ei olisi automaattisesti pantava tähän luokkaan.” He tietävät miten sosiaalista mediaa käytetään markkinoinnin tavoitteen saavuttamisessa ja uskaltavat sanoa myös, että jonkun ei kannata käyttää sosiaalista mediaa.
9. Toteuttaja -” Tavallaan tämä on merkittävin sosiaalinen media-asiantuntija – koska nämä ovat ihmisiä, jotka toteuttavat oikeita ratkaisuja”. Toteuttajilla on elävän elämän kokemusta siitä, miten hommat kannattaa tehdä.

Mitkä näistä sitten uppoavat minuun? Pisin kokemus minulla on yhteisön johtamisesta, olen tehnyt sitä pian 10 vuotta, ensin harrastusympyröissä, mutta myös edellisessä työpaikassani Nokiassa, jossa sain organisaationi wikittämään ja blogittamaan. Suunnittelin käytölle säännöt, koulutin ne ja työkalut, toteutin ratkaisut ja järjestelin sisältöä. Sisällöntuottajan roolia olen toteuttanut mm. bloggaajana ja mikrobloggaajana sekä keskustelijana erilaisilla foorumeilla. Some-tapahtumiin olen osallistunut ja niitä myös järjestänyt (#taskujkl), esiintynyt olen muutamissa tapahtumissa, kerran jopa videon kautta nettiin (webinaariesiintymisiä on varmaan jatkossakin luvassa).

Markkinointistrategistin rooli on kaikkein vierain. Vuoden verran olen harjoitellut oman wikini markkinointia sosiaalisen median keinoin ja paljon olen oppinutkin: sivuston suunnittelua ja visualisointia, hakukoneoptimointia, kävijätietojen analysointia ja  uusia työkaluja – yhteisön johtamista unohtamatta. Kevään aikana perehdyn aiheeseen lisää tekemällä isohkon tutkimuksen, josta kerron lisää myöhemmin.

Että tämmöisistä aineksista on tämä asiantuntijuus leivottu, mistähän saisin vielä tärkeilijän kaikkitietävyyttä?

Sisäisesti organisaatiossa käytettävien intranet-ympäristöjen sekä erilaisten web-sovellusten ja pikaviestintävälineiden merkitys ei tänä päivänä ole yritysten toiminnan kannalta ihan triviaalia. Sosiaalisen median hypetys on ollut käynnissä jo jonkun aikaan ja intranet-ympäristöissä jatkuvasti lisääntyviä wikejä ylistetään niiden kyvyistä jakaa hiljaista tietoa. Mutta onko todella näin? Voidaanko yrityksen kilpailuedun tärkein komponentti – hiljainen tietämys – viimein valjastaa nopeasti ja helposti tehokäyttöön?

Hiljainen tietämys on tieteellisen määritelmänsä mukaan kokemusperäistä ja mahdotonta dokumentoida. Näin ollen sen jakaminen pelkästään teknisiä välineitä hyödyntäen ei siis ole mahdollista. Ainahan sitä voi yrittää, ja kokeilla sopii esimerkiksi laatimalla käyttöopas siitä, kuinka polkupyörällä ajetaan ja pysytään pystyssä sellaiselle kohderyhmälle, joka ei ole koskaan pyörää nähnytkään. Helppoa – eikö?

Hiljaista tietämystä ei voi sinällään jakaa tai siirtää intranetin välityksellä, koska sen ymmärtäminen vaatii vastaanottajalta asian tulkintaa. Tietojärjestelmien hyödyntämistä tietämyksen jakamisprosessissa voitaisiin kuvata seuraavan kuvion avulla:

Tietämyksen siirtämisprosessi ihmisten välillä tietojärjestelmää hyödynnettäessä

Molemmissa päissä siirtämisprosessia on käyttäjä eli ihminen, joka tulkitsee sisällön välittämää tietämystä omaan aiempaan kokemukseen ja osaamiseen perustuen. Käyttäjä tulkitsee ja suodattaa lukemaansa lähtökohtaisesti aina erilaisten silmälasien läpi kuin sen laatija. Tästä syystä täysin yhtenäisen ymmärryksen aikaansaaminen edes dokumentoitavissa olevasta asiasta on erittäin hankalaa, jollei kokemuspohja ja tulkinnan perusta ole identtisiä.

Tänä päivänä on kiistatonta, etteivätkö toimivat intranetit vaikuttaisi merkittävästi organisaatioiden toiminnan laatuun, kustannustehokkuuteen ja jatkuvaan kehittymiseen. Nämä sähköiset ympäristöt mahdollistavat informaation jakamiseen liittyvien transaktiokustannusten merkittävän pienentämisen. Nykyaikaisten sähköisten ympäristöjen helppokäyttöisyys ja monipuoliset toiminnallisuudet nopeuttavat työn tekemistä parhaimmillaan merkittävästi, mutta ne eivät kuitenkaan tarkoita hiljaisen tietämyksen siirtämistä. Hiljaisen tietämyksen jakamista voidaan kuitenkin tietojärjestelmien avulla edesauttaa monellakin eri tavalla. Kommentointitoiminnot, multimedian hyödyntäminen, mash-upit jne. helpottavat koodatun tiedon taustan ymmärtämistä ja sitä kautta yhdenmukaisen tulkinnan muodostamista. Lisäksi erilaiset verkostojen luomista, spontaania kanssakäymistä ja käyttäjien osaamisen ja tekemisen seuraamista helpottavat toiminnot tukevat organisaation sisäistä kanssakäyntiä. Toisin sanoen ne helpottavat ihmisten mahdollisuuksia ymmärtää, millaiseen kokemuspohjaan muut käyttäjät ajattelunsa perustavat.

Kaikista haasteista päätellen hiljaisen tietämyksen siirtäminen on siis varsin ongelmallista. Hiljaisen tietämyksen siirtämisen tavoite tulisikin huomioida jo tietojärjestelmän esisuunnitteluvaiheessa ja oikeanlaisessa konseptoinnissa. Mikäli tietämyksen hiljaisuutta ja esimerkiksi sisäiseen kehitysprojektiin osallistuvien käyttäjien toimintatapoja ei riittävän hyvin huomioida, oletetaan teknisen järjestelmän silti tekevän jotain sellaista, mihin se ei lähtökohtaisesti kykene. Järjestelmät eivät siis korvaa käyttäjää – ne ovat vain yksi väline organisaation tietämyksen jakamisessa.

Teknisiä työkaluja ei toisin sanoen kannata käyttää johonkin sellaiseen, mihin ne eivät sovellu. On olemassa syy siihenkin, että hernesoppaa ei (yleensä) syödä haarukalla, vaan siihen käytetään lusikkaa. Tosin tämäkään ei aina pidä paikkaansa, sillä kauppakorkeakoulu-aikoinani olen omin silmin nähnyt, kun vaihto-oppilas levitti hernesoppansa pannukakun päälle, jolloin veitsi ja haarukka toimivat välttävästi. Makuelämys kuitenkaan tuskin oli täysin toivottu. Joten vaikka ”vääriä” välineitä koitetaankin soveltaa paremman lopputuloksen saavuttamiseksi, ei se silti tarkoita, että lopputulos olisi toivotunlainen.

Se, miten tietojärjestelmät voivat tukea hiljaisen tietämyksen jakamista, voidaan tiivistää seuraavasti (muokattu Daft – Huber 1987):

• olemassaolevan tietämyksen jakamisessa ja yhteisen tulkintapohjan muodostamisessa (esim. organisaatiossa tiedetään, kuka tietää mistäkin asiasta parhaiten, sekä millaiseen kokemuspohjaan käyttäjien kommentit ja dokumentointi perustuu)
• työkalujen tarjoamisella käytännön tekemiseen sekä rakenteiden luomisella tietämyksen jakamiseen (esim. intranet-ympäristö, joka mahdollistaa vuorovaikutuksen ajasta ja paikasta riippumatta)
• ihmisten törmäännyttämisen (esim. sellaisten ihmisten törmäämisten mahdollistaminen sisäisissä verkkoyhteisöissä, jotka eivät organisaation kansainvälisen hajautuneisuuden takia olisi välttämättä tekemisissä keskenään)
• sähköisten toimintaympäristöjen ”mediarikkautta” hyödyntämällä, minkä kautta tapoja kertoa asiasta ja luoda näkemyksiä sekä ymmärrystä sisältöön on useita (esim. keskustelut ja kommentoinnit, chatit, pikaviestintä ja videot)
• tietämyksen jakamisen transaktiokustannuksia alentamalla (esim. intranetissa olevan informaation hakeminen, tuottaminen ja versiointi on nopeampaa kuin mappien tai paperisten muistioiden avulla).

Vaikka hiljaista tietämystä ei jatkossakaan pystytä täysin dokumentoimaan ja valjastamaan liiketoiminnan tehokäyttöön teknisten järjestelmien avulla, intranet-ympäristöjen avulla sen jakamista voidaan kuitenkin tukea. Olennaista on tunnistaa teknisten tietojärjestelmien rajoitteet ja huomioida ne sähköisen toimintaympäristön ja organisaation toimintamallien kehittämisessä. Toisaalta hiljaisen tietämyksen dokumentointi ei sinänsä pitäisi edes olla organisaation tavoitteena, vaan ennemmin tavoitteeksi tulisi asettaa sen jatkuva kehittäminen (esim. uuden osaamisen luominen) ja mahdollisimman laaja leviäminen organisaation sisällä.

Liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisten toimintamallien ymmärtäminen on tämän päivän kilpailussa menestymisen avainkysymys. Entistä kriittisemmäksi tämä nousee sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Liiketoiminnan tavoitteita tukevien sähköisten toimintaympäristöjen osalta oleellista on kehittämistarpeiden asettaminen sekä järjestelmällinen analysointi ja operationalisointi. Mitä lähempänä organisaation kilpailuedun kehittämistä sähköisen liiketoiminnan hankkeessa ollaan, sitä kriittisemmäksi huolellinen esisuunnittelu muodostuu.

Hiljainen tietämys ja siihen perustuva vahva erityisosaaminen ovat jatkossa kestävin tapa kehittää kilpailuetua suhteessa muihin kilpailijoihin. Hiljaisen tietämyksen integrointi organisaatiolaajuisesti osaksi toimintamalleja tuo tämän päämäärän askeleen lähemmäksi, mikäli sähköiset ympäristöt osataan kytkeä palvelemaan tätä tavoitetta. Tämä on kuitenkin asia, jota tänä päivänä vielä varsin vähän käytännössä ymmärretään ja osataan hyödyntää – mutta jonka potentiaali on laajalti tunnistettu.

Lisää aiheesta:

• Harri Nieminen, KTT, kehittämiskonsultti (harri.nieminen@ambientia.fi)
• Harri on työskennellyt Ambientiassa vuodesta 2001, suurimman osan ajasta kehittämiskonsulttina. Väitöskirjansa Harri on tehnyt Turun kauppakorkeakoulussa aiheena: “Developing Competences through Inter-Organizational Knowledge Acquisition”, jossa tarkastelun kohteena oli hiljaisen tietämyksen siirtäminen yritysten välisessä yhteistyössä ja siihen vaikuttavat tekijät.
• http://www.ambientia.net/portal/fi/palvelut/konsultointi/