Sähköinen tietoisuus

Olen syksystä lähtien toiminut konsulttina Ambientialla ja pääpainonani ovat olleet yhteisölliset ratkaisut. Päätyminen yhteisöllisiin ratkaisuihin juurtaa takaisin yliopistoaikaani Tampereelle, jossa suuntauduin opinnoissani tietohallintoon. Kyseiseen opinahjoon olen kirjoittanut graduani, joka käsittelee wikiratkaisuiden tarvekartoitusta sekä tuotteistamista Ambientialla. Maisterin paperit siintävät jo silmissä ja toivottavasti ne sieltä byrokraattisten vaiheiden jälkeen taskuunikin asti kantautuvat.

Tietoyhteiskunnan luoma tietovirtojen kasvaminen tuo uudenlaisia haasteita organisaatioille. Tietohallinon tukemiseen tarvitaan toimivia ja tehokkaita ratkaisuja, jotta kaikkea organisaation omaavaa tietoa voitaisiin hallita ja käyttää tehokkaasti hyväksi. Organisaatiot hallitsevat tietovirtojaan erilaisilla tietojärjestelmillä. Ongelmana on, varsinkin näin taantuman aikana, miten laajoista ja resursseja vaativista tietojärjestelmistä saataisiin helppokäyttöisiä, yhteisöllisempiä ja ennen kaikkea kustannustehokkaita.

Tieto ohjaa ja määrää yhä enemmän organisaation toimintaa ja johtamista. Tieto tulee nähdä organisaation strategisesti tärkeänä pääomana ja sitä tulisi johtaa ja hallita kuin mitä tahansa organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi välttämätöntä pääomaa. Mikä sitten tekee tiedosta nykyään niin merkkittävän voimavaran organisaatioiden menestyksen kannalta? Yksi merkittävä tekijä on, että organisaatiot toimivat liikkuvassa ja epävakaassa ympäristössä, jossa kaikki mahdollinen tieto ympäristöstä, aikaisemmista päätöksistä ja sen hetkisestä tilanteesta on selviytymisen kannalta tärkeää. Organisaation tietovirrat ovat kuitenkin suuria ja niiden hallitseminen oikein ja oikeilla välineillä on tärkeää. Muuten tämä kaikki oleellinen tieto, jota tietovirrat sisältävät, jää organisaation saavuttamattomiin.

Yleinen ongelma on usein ettei tiedä, mitä tiedetään ja mistä löytää oikea lähde. Tietojärjestelmät ovat hajautuneita eikä tieto ole asianmukaisesti niissä hallittua, jotta se olisi helposti löydettävissä ja kaikkien ulottuvilla. Aikaa kuluu usein kohtuuttoman paljon yksittäisen tiedon etsimiseen tai uudelleenkeksimiseen. Näitä tiedonhallinnan ongelmia organisaatiot ovat pyrkineet ratkomaan laajoilla ja resursseja vaativilla sisällönhallintajärjestelmillä, jotka usein alkavat muistuttamaan niin sanottuja maailmanhallintajärjestelmiä kattaessaan paljon muutakin kuin sisällönhallinnan, johon ne alun perin oli luotu.

Onneksi teknologiat kehittyvät ja toimintatavat uudistuvat ja näin saadaan käyttöön uusia tapoja hallita tietovirtoja (kustannus)tehokkaammin. Merkittävänä uudistuksena voidaan pitää Web 2.0:aa, joka on mahdollistanut käyttöömme kustannustehokkaita wikialustoja. Wikialustoista ja niiden hyödyntämisestä organisaation tietovirtojen hallinnassa kerron enemmän seuraavassa blogikirjoituksessani.

- Harri Hellström

Nälkä kasvaa syödessä. Sanonta pitää hyvin paikkansa tutkiskeltaessa menneiden vuosien tietojärjestelmähankkeita.

Ville Availa on sähköisen liiketoiminnan asiantuntija.

Erilaisten sähköisten viestintäjärjestelmien ja sisällönhallintajärjestelmien yhteyteen on rakennettu melkeinpä toiminnanohjausjärjestelmän laajuutta olevia ratkaisuja. Tästä innostuneena organisaatiot sitten innostuivat vaatimaan vaikka mitä ominaisuuksia ja tarjouspyynnöissä nähtiin satojen kohtien listoja ehdottomasti tarvittavista asioista. Toimittajien taas pyrkiessä vakuuttamaan, että ominaisuudet löytyvät tuotteista ainakin teoriassa.

No ratkaistiinko järjestelmien avulla sitten nuo kaikki tarvittavat kysymykset – tuskin. Kun aikataulu on venynyt tarpeeksi ja kustannukset nousseet riittävästi alkavat yleensä vaatimuksetkin laskea. Lopputuloksena moni hankki kustannuksiltaan kalliin ja ominaisuuksilta valtavan portaalin tai muun ympäristön. Tätä ympäristöä yritettiin sitten hyödyntää mahdollisuuksien mukaan, mutta usein käyttö keskittyi alkuperäisen tarpeen ympärille ja lukuisat ominaisuudet jäivät käyttämättä, joko niiden huonon käytettävyyden tai tarpeettomuuden vuoksi. Isosta järjestelmästä onkin sitten työ päästä eroon, sillä isoista aikaa ja rahaa vaatineista investoinneista uhkaa tulla monessa organisaatiossa politiikkaa ja kasvojen menetys uhkaa alkuperäisen päätöksen tehnyttä. Käynnissä oleva talouden turbulenssi on vihdoin suonut tälläisen mahdollisuuden osalle vanhoista ohjelmistoista – virallisena syynä tietysti säästöt.

Hyvät ohjelmistot perustuvat yleensä hyvin yksinkertaiseen ajatukseen. Apple on pystynyt tiivistämään oman iPodinsa kanssa laitteeseen kaiken oleellisen ja kehittänyt yksinkertaisesti loistavan soittimen. Laitetta käyttänyt pystyy allekirjoittamaan tämän ajatuksen helposti. Otettaessa vertailukohdaksi vaikkapa nykyiset puhelimet, joista löytyy musiikkisoittimen lisäksi satoja muita ominaisuuksia, huomataan musiikin kuuntelun olevan hankalampaa eikä lainkaan niin hauskaa kuin erityisesti tähän suunnitellulla laitteella. Toivottavasti Apple ei sorru samaan lisälleissään videokameroita soittimiinsa.

Samalla logiikalla erilaisista sovelluksistakin pitäisi löytää ne parhaat ja helpoimmat vaihtoehdot. Parhaatkin ohjelmat saadaan pilattua loputtomalla laajentamisella, joten nykyinen trendi onkin voimakkaasti integraatioratkaisuja suosiva. Tällä kohtaa skeptisimmät nostavat kädet ilmaan ja toteavat, että kaikkiin tarvitaan eri tunnuksia ja pitää muistaa eri osoitteita – ei tarvita. Tekniikalla asiat hoituvat, eikä kyseessä ole edes erityisen uusi tekniikka.

Laitteiden ja teknologioiden merkitys tulevaisuudessa on taas varmasti astetta pienemmässä roolissa, sillä mielenkiinto ja vaatimukset keskittyvät ratkaisuihin. Yksinkertaiset ja helposti toisiinsa liittyvät palikat lienevät siis tässäkin tapauksessa polku oikeaan suuntaan.

-Ville Availa