← Back to front page

Sosiaalinen intranet ei ole ilmoitustaulu, vaan sähköinen toimisto

Perinteinen, viestinnällinen intranet on yleensä keskeisin organisaation sisäinen tiedotuskanava. Tällaisena sen rooli usein nähdäänkin, eräänlaisena ilmoitustauluna, jossa yrityksen johto voi viestintäosaston toimesta ja avulla välittää työntekijöilleen tärkeää ja kiinnostavaa asiaa yritystä paremmin johtaakseen ja ihmisten työtä organisoidakseen. Nykyään uudet intranetit ovat kuitenkin perinteisen mallin sijaan lähes poikkeuksetta ns. sosiaalisia, eli niissä hyödynnetään erilaisia sosiaalisesta mediasta tuttuja työkaluja, kannustetaan avoimuuteen ja yhteisöllisyyteen työntekijöiden osallistamisen kautta, ja tehdään työntekijöiden välisestä vuorovaikutuksesta yksi keskeisin tapa tuottaa sisältöä, muodostaa sisällöille rakennetta sekä ylipäänsä välittää tietoa.

Sosiaalinen intranet ei siis ole pelkkä johdon tiedotuskanava (vaikka se myös sellaisena toimii), vaan paikka, jossa työntekijät viestivät myös toisilleen, yhdessä tekevät varsinaista (tieto)työtään ja siten kasaavat osaamistaan talteen yhteen paikkaan myös muiden käytettäväksi. Siksi voisin verrata sosiaalista intranetiä ilmoitustaulun sijaan kokonaiseen sähköiseen toimistoon, joka tarjoaa pelkän ilmoitustaulun lisäksi uuden, sähköisen kanavan useammallekin toiminnolle. Perinteisesti sähköisen maailman asioista on puhuttu fyysisen maailman vastineilla (asiakirja, kansio, ikkuna, muistio), joten ajatusleikkinä voimme tässäkin hahmotella asiaa niin, että sosiaalinen intranet tavallaan pitää sisällään vaihtoehtoisen kanavan myös seuraaville perinteisen, fyysisen toimiston elementeille:

Oma työpiste, projektihuone ja kahvipöytä

Vuorovaikutteinen verkkopalvelu, kuten sosiaalinen intranet, on parhaimmillaan juuri silloin, kun se on olennainen osa sitä, mitä ihmiset todella tekevät. Siinä missä ilmoitustaulu sijaitsee toimiston seinällä näkyvimmällä paikalla, sosiaalinen intranet pitää sisällään osia, jotka muistuttavat jokaisen työntekijän henkilökohtaista työpistettä. Siellä voi jokaisella olla oma tila tai sivusto, jossa voi työstää omia asioitaan, olivat ne sitten julkisia tai yksityisiä, tiedostoja tai muita sisältöjä, omia muistilistoja, raportteja tai asiakirjoja. Etuna tässä on se, että työntekijä voi esimerkiksi vältellä tiedostojen kasaamista omalle työasemalleen, jolloin tiedot ovat tallessa ja saavutettavissa kaikilla laitteilla joilla intranetiin pääsee ja kaikille henkilöille joilla on oikeus niitä nähdä.

Yksi keskeisimpiä modernien intranetien toimintoja ovat kuitenkin erilaiset työryhmätilat. Selkeä etu näissä on se, että perinteisen sähköpostilla tapahtuvan tiedostojen lähettelyn ja kommentoinnin (joka aktiivisesti toimivassa ryhmässä on jo melko monimutkaista, riskialtista ja turhauttavaa) sijaan ryhmät voivat kasata työn alla olevat tiedostonsa versiohistorioineen sekä kaiken niihin liittyvän viestinnän yhteen ja samaan paikkaan. Kunnollisilla sosiaalisilla toiminnoilla ja hyvällä käytettävyydellä tällaisesta tilasta saadaan hyvä vaihtoehto perinteiselle projektiryhmän käyttöön tarkoitetulle huoneelle, jossa projektiin liittyvää materiaalia säilytetään, yhdessä keskustellaan ja jaetaan tehtäviä, tai katsellaan projektin tilannetta seinään liimatusta muistilappuviidakosta. Sähköinen projektihuone voi olla keskeinen työkalu erityisesti sellaisille ryhmille, jotka eivät työskentele fyysisesti samassa paikassa tai projektin parissa täysipäiväisesti.

Joskus tuntuu ajateltavan niin, että avoimuus ja kaikki sosiaalisen intranetin tarjoamat mahdollisuudet keskustella ja kommentoida esimerkiksi uutisia muuntavat yrityksen virallisen tiedotuskanavan, intranetin,  pelkäksi tyhjänpäiväiseksi kahvipöytäkeskusteluksi. Se on totta, että myös kahvipöytäkeskustelut kuuluvat sosiaaliseen intranetiin, mutta kokonaisuuden kannalta tällaisen keskustelun siirtäminen sähköiseen muotoon on erittäin positiivinen asia. Ensinnäkin, kun keskustelua käydään kaikille yhteisessä kanavassa, siihen voivat osallistua kaikki halukkaat, myös yritysjohto. Toisaalta, muiden työntekijöiden kommentit voivat olla tärkeä keino saada haluttua lisätietoa, jota esimerkiksi uutisen luoja ei pysty tarjoamaan. Kolmanneksi, avoimen keskustelun salliminen intranetissä voi olla sekä osa muutosta kohti yhteisöllisempää organisaatiokulttuuria, että keino aktivoida käyttäjiä osallistumaan ja siten totuttelemaan uuteen intranet-työkaluun helpoimman kautta. Vaikka työntekijät uuden intranetin käyttöönoton jälkeen innostuisivat ensimmäisenä sellaisista toiminnoista, jotka eivät varsinaista työntekoa olekaan, on huomattavasti todennäköisempää, että he pian alkavat käyttää hyväksi havaittua työkalua myös varsinaiseen työhönsä. Kukapa ei olisi aikanaan liittynyt esimerkiksi Facebookiin ihan vain voidakseen kytätä muita ihmisiä tai kerätäkseen mahdollisimman pitkän kaverilistan, mutta myöhemmin laajentanut käyttöään erilaisten harraste- tai jopa työryhmien aidosti tehokkaampaan viestintään.

Virallista ja epävirallista viestintää

Yritykset ja ihmiset, jotka eivät ole tottuneet elämään “virtuaalisessa maailmassa”, eli viestimään laajasti ja luonnollisesti sähköisessä muodossa, tuntuvat suhtautuvan sähköiseen viestintään suhteessa tosielämän viestintään kuin ennen vanhaan suhtauduttiin kirjalliseen suhteessa suulliseen. Eli ajatellaan, että verkossa tai intranetissä tapahtuva viestintä on jotenkin astetta virallisempaa, koska se on “kirjallista”. Tämä juuri nostaa kynnystä osallistua spontaanisti keskusteluihin ja sisällöntuotantoon. Sen sijaan kynnys intranetiin kirjotteluun ei pitäisi olla sen suurempi kuin työkavereiden kanssa jutusteluun toimistolla. Tällainen sähköinen viestintä, olkoonkin kirjallisessa muodossa, on luonteeltaan ja tarkoitukseltaan lähempänä suullista viestintää. Verkossa se tallentuu, mikä ei silti tarkoita, että siihen jälkeenpäin suhtauduttaisiin kuin mihin tahansa kirjalliseen sisältöön: aktiivinen käyttäjä huomaa kyllä eron hetkessä tapahtuvan keskustelun ja pysyvämmäksi tarkoitetun sisällön välillä, ja yksittäisten kommenttien sisältö hukkuu hyvin nopeasti ja luonnollisesti jatkuvaan keskustelun virtaan.

Sosiaalinen intranet on siis paljon laajempi kokonaisuus kuin perinteinen, yhdensuuntaiseen tiedottamiseen luotu viestinnällinen intranet. Olennaista on tehdä siitä keskeinen osa yrityksen sisäisiä prosesseja ja sitä, mitä ihmiset todella työssään tekevät. Tässä uudessa intranetissä pääosassa ovat ihmiset; omaa ja ryhmänsä työtä tekevät ja keskenään ongelmiaan ratkovat yksilöt, joiden kanssakäymisen sivutuotteena syntyy koko organisaation ja työntekijäverkoston yhteinen, dynaaminen tietopankki ja viestintäkeskus – sosiaalinen intranet.

Please, leave us a message and we'll contact you.
You can also contact our Service Desk by phone +358 290 010 500 or email servicedesk@ambientia.fi.