← Back to front page

Voiko intranet olla valmistuote?

intra2Kesä vierähti nopeasti ja taas ollaan sorvin ääressä, mutta palataanpa lyhyesti vielä alkukesään. Toukokuu tarjosi minulle mielenkiintoisen mahdollisuuden perehtyä intranet-maailmaan erilaisista näkökulmista. Viimeisen vuoden aikana olen ollut mukana useammassa intranet-projektissa ja ne kaikki ovat olleet luonteeltaan hieman erilaisia. Ennen kesälomia onnistuin yhden päivän aikana tutustumaan kahteen erilaiseen sosiaalisen intranetin konseptiin: ensimmäinen vahvasti tuotteistettu paketti pohjautuen SharePoint 2013 -alustaan ja toinen Ambientian ”sosiaalisen intranetin” konsepti. Olisi epäreilua lähteä tekemään jonkinlaista ominaisuusvertailua oikeastaan kahdesta syystä. Ensinnäkin SharePoint-maailmaa en tunne ihan niin hyvin kuin omia takataskujani. Toisaalta Ambientian sosiaalisen intranetin konsepti sinänsä ei ole niinkään tietyllä tuotteella toteutettavaksi suunniteltu, vaan alustana voi toimia esimerkiksi Atlassian Confluence tai Liferay-portaali.

Mielenkiintoiseksi tilaisuuksien sanoman teki se, että vaikka molemmissa puhuttiin vahvasti sosiaalisuuden (käyttäjien osallistumisen ja vuorovaikuttamisen) huomioinnista intranetissa, ne katsoivat asiaa prosessina täysin eri näkökulmista. Ensimmäinen tilaisuus tarjosi valmiin paketin siihen, miten intranet voidaan ottaa nopeasti käyttöön SharePoint-pohjaisena valmistuotteena, jolle voidaan jopa etukäteen antaa selkeä, kiinteä hinta. Ideana varsin houkutteleva ja ainakin ensi kuulemalta vaikuttaa riskittömältä IT-projektilta. Ambientian sosiaalinen intranet puolestaan lähti rakentumaan asiakaskohtaisesti suunniteltuna intranet-konseptina, joka pohjautuu asiakkaan liiketoimintamallin ja organisaation toimintamallien päälle suunniteltavana ratkaisuna. Ratkaisuna, joka voidaan itse asiassa sitten toteuttaa parhaiten tunnistettuun tarpeeseen soveltuvalle tekniselle alustalle.

Asiakkaan liiketoimintatavoitteisiin ja toimintamalleihin perustuva intranet edellyttää kuitenkin sitä, että se on räätälöitävä. Kaikille ei sovi sosiaalinen intranet-ratkaisu eivätkä kaikki toisaalta tarvitse dokumentinhallinnassa pätevää SharePointtia tai integraatioissa loistavaa portaalia, mutta tunnistettuun tarpeeseen on alusta helpompaa valita kuin tunnistamattomaan tarpeeseen, joka on täynnä arvauksia ja vahvistamattomia kehitystoiveita. Voiko intranet siis olla tuote, joka otetaan käyttöön ilman suunnittelua? Lyhyesti: tietysti voi. Mutta onkin tarkemman analyysin paikka, kuinka monelle organisaatiolle se oikeasti soveltuu hyvin. Pienille organisaatioille, joilla intranet toimii ehkä enemmän arkistointivälineenä tai toistuvasti samanlaista tehtävää suorittaville organisaatioille valmis tuote voi toimia hyvinkin. Sitten kun intranet-tuote on asennettu, täytyy vain toivoa että mukana tuli tarvittavat ominaisuudet, ja että sen avulla voidaan toteuttaa käyttäjille helppokäyttöiset palvelut.

Itse näkisin kuitenkin, että hyvä intranet palvelee liiketoiminnan tavoitteita niin, että se tuottaa konkreettisia tuloksia: vähemmän sähköpostia, enemmän aikaa, tehokkaampia palavereita, helppoa tiedon jakamista ja parempaa yhteistyötä myynnin ja tuotekehityksen keskellä. Erinomainen intranet taas pystyy näiden lisäksi kehittämään organisaatiokulttuuria, ruokkimaan muutosta ja luomaan uutta – toisin sanoen jopa generoimaan jotain ihan odottamatonta – parhaimmillaan uudenlaista liiketoimintaa. Se ei onnistu, ellei oikeita ja erilaisissa tehtävissä toimivia ihmisiä saada intranetissä osallistumaan, kommunikoimaan ja törmäämään oikealla tavalla. Tämä vaatii intranetilta erityisen paljon joustavuutta ja kykyä sopeutua.

On melko vaikea nähdä, kuinka yleistetty tuote voi erilaisissa organisaatioissa ja toimintakulttuureissa toimia näin erinomaisesti. Intranet pitäisikin nähdä ennemmin prosessina, joka vaatii organisaation ja toimintakulttuurin tiedostamista. Toisaalta prosessi ei myöskään saa loppua intranetin käyttöönottoon, vaan se vaatii vahvan jalkauttamisen ja jatkuvaa kehittämistä, jotta sillä voidaan saada aikaan odottamattomiakin muutoksia. Loppujen lopuksi kyse onkin organisaation tärkeimmän voimavaran, eli osaamisen, kehittämisestä ja jakamisesta. Kannattaisikohan intranetin kehittämiseen siis sittenkin panostaa ihan oikeasti?

2 Responses to “Voiko intranet olla valmistuote?”

  1. Jarno Leikas

    Hyvä kirjoitus!

    Mielestäni lopun päätelmää voisi kuitenkin hieman laajentaa; nimittäin esitetty kysymyksenasettelu siitä, voiko intranet olla valmisratkaisu vai ei, jättää käsittelemättä mahdollisuuden, joka on keskeinen osa edustamaani SharePoint-pohjaista valmisratkaisua.

    Nimittäin, valmisratkaisun ei tarvitse tarkoittaa sitä, että intranetin kehitys päättyisi version 1.0 käyttöönottoon. Edustamani SharePoint-pohjaisen valmisratkaisun lähtökohtaisena ideana on, että sitä on mahdollista (ja mielekästä) hyödyntää tehokkaasti käyttöönotettavana ratkaisuna, eräänlaisena “aloituspakettina”.

    Tällöin saadaan uusi palvelu uusine työvälineineen tehokkaasti ja riskittömästi käyttöön, minkä jälkeen jatkokehitys voi perustua konkreettiseen näkemykseen siitä, miten uusi palvelu voisi kehittyä entistä enemmän tukemaan organisaatiota sen prosessien ja toimintatapojen kehittyessä.

    Edustamani valmisratkaisu perustuu siis nimenomaan ajatukselle siitä, että asiakkaan tarpeet kehittyvät jatkossa eteenpäin, ja ratkaisua voidaan kehittää eteenpäin aivan vastaavasti, kuin ns. “alusta asti räätälöityä” kokonaisuutta. Siksipä kysymyksen intranetistä valmisratkaisuna vs. jatkuvasti kehittyvänä palveluna ei tarvitse automaattisesti olla muotoa “joko/tai”, vaan pikemminkin “sekä/että”.

    Mutta kuten todettua, hyvää pohdintaa !
    Jarno Leikas, Sininen Meteoriitti

    • Harri Nieminen

      Kyllä vaan, ihan hyvä pointti – kommentoinpa vielä tuohon hieman pidemmin. Tuo projektin jälkeinen kehitys on sinänsä asia, joka intranet-projekteissa helposti muutenkin unohtuu ja on varsin tärkeätä, vaikka alun perin ympäristö olisi enempi räätälöidynkin ratkaisun lähtökohdasta toteutettu. Ympäristö ja tarpeet muuttuvat ja sähköisten ratkaisujen tulee elää mukana. Myös jalkautuksen merkitys on myös iso, jotta ympäristö saadaan asiakkaalla kaikkien käyttöön ja osaksi päivittäisiä rutiineja – tämä onneksi nykyään osataan isommissa organisaatioissa jo kohtuullisen hyvin.

      Valmistuotteen kohdalla tuo jatkokehitystarve korostuu varmasti vielä enemmän, jos varsinainen ensivaiheen käyttöönotto tehdään tavallaan alustan käyttöönottona. Tämä korostaa ehkä tietyllä tapaa myös jalkautuksen merkitystä, jos suurempi hyöty käyttäjälle on tulossa mahdollisesti vasta myöhemmin. Toisaalta tämä asettaa vaatimuksia myös roadmapin selkeydelle: soveltuuhan intranet oikeasti myös niihin meidän liiketoiminnan tarpeisiin, kun niitä halutaan jatkossa paremmin huomioida..? Kumpi on sitten loppujen lopuksi riskinhallinnan kannalta helpompaa: varustautua projektin räätälöinnin haasteisiin vai jatkokehitysmahdollisuuksien haasteisiin/rajoitteisiin..? Varsinaisen käyttöönottoprojektin lisäksi onkin olennaista jollain tasolla evaluoida, että alusta koetaan toimivaksi myös jatkoa ajatellen ja että sen jatkokehittäminen on kustannustehokasta.

      Toisaalta tarpeet tietysti voivat muuttua ja silloin tietyllä tavalla korostuvatkin alustan ominaisuudet – oli alkuperäinen käyttöönotto sitten räätälöity tai ei. Kuinka joustavasti alustaa voidaan sopeuttaa uuteen tilanteeseen ja kuinka nopeasti se saadaan palvelemaan muuttunutta tilannetta. Jos dynaamisuus muutoksissa on liiketoiminnan kannalta nykyään kriittinen kilpailuetu, on sähköisten ratkaisujenkin pystyttävä tätä tukemaan. Kaiken tämän todettuani, ei asiakkaan päätöksenteko ole aina varmastikaan ihan helppoa. Yhtä oikeaa vastausta asiassa ei varmasti ole ja aika tapauskohtaista lienee, kumpi näkökulma koetaan sitten järkevämmäksi tai riskittömämmäksi missäkin tilanteessa. Toisaalta, onneksi meitä hyviä ja osaavia kumppaneita on olemassa, jotta päätöksenteon ja sähköisen liiketoiminnan kompleksisuutta voidaan tehdä helpommaksi.

Please, leave us a message and we'll contact you.
You can also contact our Service Desk by phone +358 290 010 500 or email servicedesk@ambientia.fi.