← Back to front page

Kadonneen tiedon metsästäjät: semanttinen vs. hierarkkinen tietomalli sosiaalisessa intrassa

Tiedon hautausmaa, tiedon siilot… lista jatkuu pitkänä. Näitä suhteellisen negatiivisen konnotaation omaavia metaforia kuulee käytettävän, kun erilaisissa organisaatioissa vaikuttavat ihmiset ovat turhautuneita tiedon löytämisen vaikeuteen ja usein myös yleiseen tapaan hallita tietoa. Pyrin tässä kirjoituksessa käsittelemään tiedon tehokkaaseen löytämiseen ja ohjaamiseen liittyviä haasteita intranetin ja varsinkin sosiaalisen intranetin asiayhteydessä. Käsiteltävä aihe on luonnollisesti hyvin laaja, joten rajataan käsittely kahteen erilaiseen tietomalliin, hierarkkiseen ja semanttiseen. Oletetaan siis tässä kohtaa, että intranetin informaatioarkkitehtuuri pohjaa näihin kahteen tapaan jäsentää tietoa.

Hierarkkinen tietomalli on varmasti kaikille jonkinlaista intranettiä käyttäneille tuttu. Myös tietokoneiden kansiorakenteet ovat tietorakenteeltaan puu-mallisia hierarkioita ja intran navigaatio toimii usein samoilla periaatteilla. Yksinkertaistettuna meillä on päänavigaatio – Nielsenin F-pattern -teorian mukaisesti tietysti yläpalkissa – jonka alta pääsee erilaisiin alakategorioihin ja muihin sivuihin. Näiden alla voi vielä olla alasivuja ja niin edelleen aina maailman tappiin tai ostettuun kapasiteettiin asti. Hyvä. Kaikki tieto on sille kuuluvassa lokerossa ja informaatioarkkitehtuurikin on tehty organisaation rakennetta mallintaen. Asiat eivät voisi olla paremmin. Kaikki löytävät tiedon nopeasti ja helposti. Vai löytävätkö? Otetaan askel taaksepäin. Miten on mahdollista, että ”IT-konsultit ja maailmanmestarit Oy:n” pukumiesten tekemän organisaatiomallinnuksen pohjalta toteutetusta intrasta eivät kaikki muka löydäkään etsimäänsä kovin helposti? Hyvät naiset ja herrat, laskeudumme kentälle, joka on täytetty perinteisen hierarkkisen luokittelun haasteilla.

Oletetaan, että etsit intrasta sisältöä ja tiedät sen liittyvän markkinointiin. Entä jos sisällön alkuperäinen tuottaja onkin sitä mieltä, että asia kuuluu myynnin kategoriaan. Hierarkkisessa mallissa myynti ja markkinointi voivat olla kokonaan eri haaroissa, jolloin markkinoinnin kautta liikkeelle lähtevä henkilö ei ikinä pääse tiedon lähteelle mennessään yhä syvemmälle tiedostohaarassa, väärässä sellaisessa. Vain koska hän valitsi ”väärän” lähestymistavan jonkun toisen luomassa rakenteessa. Entä, jos asia liittyykin sekä myyntiin, että markkinointiin? Pitääkö saman sisällön sijaita kahdessa eri kansiossa? Otetaan toinen yksinkertainen kategorisointiesimerkki. Yrityksen yksi lukuisista toimipaikkoista sijaitsee Hämeenlinnassa, jossa on sekä myynnin, että markkinoinnin toimintoja. Miten sijoitat asiat hierarkiaan? Yhdelle on päivänselvää, että ylätasolla on toimipiste Hämeenlinna, jonka alle sijoitetaan myynti ja markkinointi seuraavalla tavalla: Hämeenlinna\Markkinointi ja Hämeenlinna\Myynti. Toiselle on itsestään selvää, että sekä myynnin, että markkinoinnin alle sijoitetaan toimipiste: Markkinointi\Hämeenlinna ja Myynti\Hämeenlinna. Kumpikaan tapa ei ole lähtökohtaisesti väärä, mutta toiselle täysin luontainen ja toiselle taas ei. Olen itse todistanut esim. käytännön tilannetta, jossa isä ja poika väittelivät keskenään yrityksensä arkistointimenetelmän toimivuudesta. Isä oli sitä mieltä, että arkistointitapa on täydellisyyttä hipova, kun taas pojan mielestä sieltä oli lähes mahdotonta löytää yhtään mitään. Kuvittele yllämainitut ilmiöt tuhannen hengen organisaatiossa, jossa tietoa jaetaan tuhansissa kansioissa. Menee melko monimutkaiseksi.

hierarkia

Hiearkkinen tiedostorakenne. Henkilön ”reitti” hänen etsiessään Hämeenlinnan ja Tampereen myyntiraportteja.

Miten hierarkkisen tietomallin tuomia haasteita sitten voidaan taklata? Kehän vastakkaiseen nurkkaan astuu semanttinen tietomalli. Kyseisessä mallissa tietoa jäsennetään siihen liittyvien aiheiden ja tarkoituksen perusteella. Jokaiseen sisältöön liitetään yksi tai useampia aihesanoja, tägejä, jotka kuvaavat sitä, mihin kyseinen sisältö liittyy. Näin tietoa voi etsiä intuitiivisesti sen käyttötarkoituksen perusteella tietämättä sisällön fyysistä sijaintia hierarkiassa. Puhtaasti hierarkkisessa järjestelmässä haasteeksi muodostuu usein se, että eri ihmisillä on kovin erilaiset näkemykset siitä, miten tieto tulisi luokitella. Sosiaalisen intran kannalta tiedon löytyminen, ohjaaminen ja luokittelu ovat erityisen haasteellisia. Erilaiset ihmiset osallistuvat sisällön tuottamiseen, eikä kaikki olekaan yhdestä suunnasta puskettua viestintää. Lisäksi tietomäärän kasvaessa hierarkia paisuu,ja ihmisten intraan lisäämän tiedon luokittelu ei enää noudata alkuperäistä suunnitelmaa ja näkemystä. Siis kenen näkemystä? Siinä juuri on homman ydin.

Otetaan aiempi esimerkki hierarkkisen rakenteen luomisesta toimipisteen, myynnin ja markkinoinnin suhteen. Sinulla voi olla esimerkiksi seuraava rakenne: Hämeenlinna\Markkinointi ja Hämeenlinna\Myynti. Haluat nähdä nopeasti vaikkapa Hämeenlinnan myyntiin ja markkinointiin liittyvät raportit, mutta joudut kulkemaan aina myynnistä takaisin ylätasolle toimipisteeseen Hämeenlinna ja sieltä markkinointiin. Eikö olisi kätevää, jos pystyisit klikkaamaan samalla näkyviin kaikki myyntiin ja markkinointiin liittyvät raportit? Aihe- tai tägipohjaisella semanttisella mallilla tämä on mahdollista. Klikkaat vain molemmat aihesanat Myynti ja Markkinointi. Aihepohjaisessa jäsennyksessä tähän voit sitten vielä lisätä haluamasi toimipisteen, oli se sitten Hämeenlinna, New York tai molemmat. Yllä olevassa esimerkissä oltiin siis koko ajan pelkästään Hämeenlinna-kategorian alla. Jos haluaisitkin myynti- ja markkinointiraportit vielä toisesta toimipisteestä, niin hierarkkisessa järjestelmässä joutuisit vaihtamaan taas hierarkiatasoa ja seilaamaan alas rakennetta pitkin.

aihelogiikka

Aiheperustainen jäsennys. Henkilö saa esim. kaikki myyntiin ja markkinointiin liittyvät raportit kahdella klikkauksella seilaamatta edestakaisin kansiorakenteessa.

Aiheperustainen jäsennys ei sekään ole yksistään autuaaksi tekevä asia. Aihesanojen ylläpito onkin hyvin haasteellista. Pitää varmistua siitä, että sanasto pysyy oikeellisena ja että oikeat aiheet liittyvät oikeisiin sisältöihin. Tämän takia ohjaavista prosesseista ja käytännöistä ei päästä helpolla eroon. Aihesanasto voi myös paisua turhaan, mutta pääasia on oikeastaan oikean tägin liittymisessä oikeaan sisältöön. Turhat aihesanat eivät häiritse, jos ne eivät liity mihinkään. Silloin ne voidaan myös poistaa automaattisilla siivousalgoritmeilla. Käytäntö on osoittanut, että moni ihminen haluaa ainakin jossain muodossa hierarkkisen tiedonjäsennystavan tiedon etsimisessä, mutta tällöin suuren tietomassan suhteen tiedon löydettävyys heikkenee. Syntyy se tiedon hautausmaa. Ehkä hierarkkisen ja semanttisen mallin kombinaatio tarjoaa tulevaisuudessa optimaalisen tavan. Hierarkia tuo selkeyttä ja aihesanat puolestaan intuitiivisuutta sekä ketteryyttä tiedonhallintaan. Ylätason hierarkia toimii liikkeelle lähdössä ja siitä eteenpäin tägien avulla tai toisinpäin kenties? Tulevaisuudessa mahdollisesti kaikki tarvittava tieto voidaan laittaa osallistavaan sosiaaliseen intraan, josta ihmiset saavat tarvitsemansa tiedot heille sopivalla tavalla nopeasti ja kivuttomasti. Päivittäistä tekemistä helpottaa tiedon ohjaaminen aiheperustaisesti siten, että spesifi sisältö ohjataan sille määritetyn tarkoituksen ja aiheen mukaan oikeille ihmisille ainaisen sähköpostirumban sijaan.

Leave a Reply

  • (will not be published)

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Please, leave us a message and we'll contact you.
You can also contact our Service Desk by phone +358 290 010 500 or email servicedesk@ambientia.fi.