← Back to front page

Kolme teesiä sosiaalisesta intranetistä

1. Intranetin pitää tukea organisaation kehitystä ja liiketoiminnan tavoitteita

Yksinkertaista ja itsestäänselvää. Vai onko? Tehokkaampi tiedottaminen, paremmat ryhmätyöskentelymahdollisuudet, vähemmän aikaa tietojen etsimiseen sähköposteista ja verkkolevyiltä yleensä jo itsessään tekevät intranetin uudistamisesta tai yrityksen ensimmäisen intranetin hankkimisesta tuottavan sijoituksen ja perustellun investoinnin. Intranetin tapauksessa investointi voi kuitenkin olla onnistunut vain, mikäli työkalu otetaan aktiivisesti käyttöön osaksi työyhteisön ja tiimien toimintatapoja ja viestintää.

Onnistuneen käyttöönoton ja jalkautuksen varmistamiseksi intranetin täytyy olla helppokäyttöinen ja hyvin lanseerattu – itsestäänselvää tämäkin. Mikä kuitenkin helposti unohtuu, on se, että käyttäjien tarpeiden ja toiveiden huomioiminen suunnittelussa ei yksinään riitä. Liiketoiminnan tavoitteet ja organisaation kehityssuunnat luovat pohjan intranetin tavoitteiden ja siten toimintaperiaatteiden määrittämiselle, mikä taasen pitää huolen siitä, että intranetista tulee johdonmukainen linkki yrityksen strategian sekä työntekijöiden päivittäisen työskentelyn välillä, ja siten sen rooli osana ”työnteon arkkitehtuuria” on yksiselitteinen ja ansaittu. Suuret linjat on hyvä pitää kirkkaana mielessä koko suunnitteluprojektin ajan, sillä mitä konkreettisemmalle tasolle projektissa päästään, sitä helpommin huomio kiinnittyy yksityiskohtiin ja projektiryhmäläisten henkilökohtaiset mieltymykset korostuvat, joskus kokonaiskonseptin kustannuksella.

Jotta intranet olisi mahdollisimman onnistunut, sen tulee siis istua saumattomasti organisaation kokonaisuuteen – sekä järjestelmien, toimintaprosessien että viestintätapojen osalta. Ja silloin joudutaan etsimään kultainen keskitie nykyisen toiminnan, sekä pidemmällä tähtäimellä tavoitteena olevan paremman toiminnan, väliltä. ”Parempi” tässä tapauksessa voi viitata esimerkiksi nykypäivänä yleisiin tavoitteisiin toimia tulevaisuudessa ketterämmin, yhteisöllisemmin tai tehokkaammin. Kukin organisaatio määrittelee omat arvonsa ja tavoitteensa, jotka toimivat kaiken sen toiminnan kehittämisen, myös intranetin suunnittelun, pohjana – olivatpa ne sitten mitä hyvänsä. Esimerkiksi, jos organisaatio haluaa jonkin kilpailukykynsä varmistavan tavoitteen saavuttaakseen murtaa siiloutuneisuuttaan, täytyy intranetin suunnittelussa tehdä sellaisia (joskus vaikeita tai työläitä) ratkaisuja, jotka varmistavat, ettei sama siiloutunut toimintamalli vain siirry uuteen sähköiseen kanavaan, vaan että tieto kulkee aidosti eri ”siilojen” välillä ihan uudella tavalla.

2. Intranetin käyttämisen pitää olla käyttäjälle hyödyllistä, hauskaa tai muuten houkuttelevaa

Sen lisäksi, että uusi intranet suunnitellaan liiketoiminnan tavoitteet ja halutut organisaation kehityssuunnat mielessä, tulee suunnittelussa huomioida myös käyttäjät. Tämä ei kuitenkaan ole ihan läpihuutojuttu. Uutta intraa suunnittelevan projektitiimin on helppo listata käyttäjien toiveita, jopa tehdä erilaisia selvityksiä, joille perustaa visionsa uudesta intrasta. ”Käyttäjät ovat toivoneet facebook-tyyppistä keskusteluosiota”, tai ”käyttäjiä helpottaisi saada pikalinkit tähän”. Suunnitteluprojektin yhteydessä kannattaa kuitenkin kartoittaa tarkemmin kohderyhmät, luoda näistä esimerkiksi kuvitteellisia käyttäjäpersoonia ja listata erilaisia käyttäjätarinoita ja tilannekuvauksia. Näiden pohjalta on huomattavasti helpompi (ja hauskempi!) pitää mielessä erilaisten käyttäjäryhmien olennaiset tarpeet ja toimintatavat suunnitellessa intranetin käyttöliittymää ja yksittäisiä toimintoja.

Tärkeintä uutta intraa suunnitellessa ja käyttäjiä huomioitaessa on kuitenkin muistaa, että käyttäjä on ihminen. Ja ihminen on itsekäs. Hän ei opettele uusia toimintatapoja tai tutustu uusiin työkaluihin koska on pakko. Eikä uusi intranet ole mikään poikkeus. Intranetilla on yleensä tavoitteena saavuttaa työntekijät, ja siksi kannattaakin laittaa paljon painoarvoa sille, miten käyttäjät saadaan ylipäänsä tulemaan intranettiin vapaaehtoisesti ja mielellään usein. Ja silloin kaikki keinot on sallittuja! Kyseessä voi olla esimerkiksi lounaslista, kirpputori, hupipalsta tai muut työhön liittymättömät harrasteryhmät ja yhteisöt. Kun on jotakin, mikä vetää käyttäjän intraan, niin samalla tarjoutuu mahdollisuus työntää hänelle sitä tietoa mitä hänelle halutaan saada jaettua.

3. Sosiaalinen intranet ei ole koskaan valmis

Kun puhutaan sosiaalisesta intranetistä, joka ei ole vain tietojärjestelmä, vaan työkalu ja kanava ihmisten väliseen viestintään ja kollaboraatioon, täytyy huomata, että kyseessä ei ole pelkkä tekninen käyttöönotto. Uuden intranetin jalkauttaminen, käyttäjien aktivointi, uudenlaisten toimintatapojen ajaminen organisaatioon ja sen työntekijöille sekä avoimuuden ja yhteisöllisyyden luominen vaativat pitkäjänteistä työtä. Hyvä sosiaalinen intranet on sellainen, joka on työyhteisön aito kohtaamispaikka ja ihmisten jokapäiväinen työkalu, jolloin sen täytyy myös elää käyttäjien muuttuvien tarpeiden, yhteisön kehityksen ja toisaalta koko ajan lisääntyvän sisältömassan mukana.

Siinä missä uusi intranet suunnitellaan, toteutetaan ja lanseerataan, tämä sama kehityssykli toistuu myös käyttöönoton jälkeen jatkuvan kehittämisen mallissa. Uusia ominaisuuksia suunnitellaan ja konseptia tarkennetaan sekä pitkän tähtäimen roadmapin että käyttäjien palautteen pohjalta, ja sitten toteutetaan ja otetaan käyttöön vähitellen. Kehityssykli voi toistua esimerkiksi puolivuosittain tai jopa kuukausittain.

jatkuva

Uudenlainen sosiaalinen intranet vaatii uudenlaista asennoitumista myös sen kehittäjiltä, ylläpitäjiltä ja pääkäyttäjiltä. Intranet voidaan rakentaa hyvinkin ketterästi, ja ottaa käyttöön pilottina tai beta-tyyppisenä versiona. Ennen kuin käyttäjät pääsevät mukaan kokeilemaan ja tuottamaan sisältöä, on mahdotonta tehdä täydellisiä päätöksiä intranetin toiminnoista ja ominaisuuksista. Siksi näiden tulee olla joustavia, skaalautuvia tai esimerkiksi modulaarisia. Uutta intraa ei kannata rakentaa kuin Iisakin kirkkoa, vaan vaiheittain, kokeillen ja oppien. Tämä vaatii sekä tekniseltä alustalta riittävää joustavuutta, että intranetin omistajilta tietynlaista rohkeutta, mukautuvuutta ja keskeneräisyyden sietokykyä.

Intraa suunnitellessa ja käyttöönotettaessa kannattaakin itse kunkin projektiryhmäläisen olla hyvin tarkkana ja tietoinen omista asenteistaan ja lähtökohdistaan. Käyttöönottoprojektin edetessä korkean tason tavoitteista yhä lähemmäs konkretiaa aina nappuloiden väritykseen ja kulmien terävyyteen asti, on vaarallisen helppoa keskittyä yksityiskohtiin tai epäolennaisuuksiin, ja unohtaa se kaikkein keskeisin asia jota projektissa tavoitellaan: ihmisten yhdistäminen ja heidän elämänsä helpottaminen. Ja se työ ei lopu uuden intranetin lanseeraukseen – päinvastoin.

One Response to “Kolme teesiä sosiaalisesta intranetistä”

  1. matti hirvonen

    Hyvä, kiitos. Meillä verrattain pieni työyhteisö, josta vain 3 käyttää säännöllisesti työkonetta, joten kaikki kertomasi edut/ominaisuudet eivät ymmärtääkseni pääse niin hyvin esille ja hyötykäyttöön, kuin jossain isommassa organisaatiossa. Ja henkilöt ovat viereisissä huoneissa.
    matti

    Reply

Leave a Reply

  • (will not be published)

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Please, leave us a message and we'll contact you.
You can also contact our Service Desk by phone +358 290 010 500 or email servicedesk@ambientia.fi.