← Back to front page

Tietämyksenhallinta ja sen merkitys Sosiaalisen Intranetin optimoinnissa

Kuinka Ambientia soveltaa tietämyksenhallintaa?

Ambientia ei tähän mennessä juurikaan ole käyttänyt tietämyksenhallinnan termiä toiminnassaan, mutta ne periaatteet, joita Ambientia on soveltanut menestyksekkäästi sosiaalisten intranettien suunnittelussa ja toteutuksessa ovat kuitenkin itse asiassa nojautuneet vahvasti teorioihin, jotka ovat myös tietämyksenhallinnan taustalla. Näitä työmme taustalla olevia teoreettisia malleja olemme kuitenkin soveltaneet käytännönläheisellä ja pragmaattisella tavalla.

watschiOnko “sosiaalinen intranet” siis vain uusi Ambientian käyttämä uusi termi tietämyksenhallinnalle? Onko tässä lammas suden vaatteissa? Ei todellakaan.

Sosiaalisen intranetin toteutusten tekniset osakomponentit kuitenkin muistuttavat tai osittain vastaavat niitä, mitä usein kaupataan esimerkiksi nimillä “knowledge management system”, “tool”, “solution” tai “software”. Tällaisten teknispainotteisten termien käyttö tietämyksenhallinnan hankkeiden yhteydessä osoittaa kuitenkin työkalukeskeistä lähestymistapaa, jossa “tietämyksenhallinnaksi” kutsuttu toteutus todellisuudessa kuitenkin kattaa siitä vain pienen osan.

Ambientia ei kuitenkaan tarjoa “tietämyksenhallintana” jotakin, mitä se ei ole. Ambientian tarjoomassa muodostaa sosiaalinen intranet selkeän vastauksen asiakkaan sisäisen kommunikaation tarpeisiin. Ambientian käyttämä sosiaalisen intranetin kehitysprosessi sisältää kuitenkin myös pelkkää teknologiaa laajemman perspektiivin. Mikäli asiakas niin toivoo, tarjoaa Ambientia mielellään myös vieläkin kokonaisvaltaisempaa tietämyksenhallinnan konsultointia. Tällaisella laajemmalla tarkastelulla pystytään – aineettoman pääoman hyötyarvon lisäämisen ohella – luomaan erinomaiset edellytykset myös sosiaalisen intranetin toteutuksen avulla saavutettavien hyötyjen maksimoinnille.

Mitä tietämyksenhallinnalla saavutetaan?

Yritys voi saavuttaa kilpailutetuja, jos organisaation jäsenten keskinäisessä vuorovaikutuksessa syntyneitä kokemuksia, havaintoja ja oivalluksia kyetään aktiivisesti keräämään, jakamaan ja soveltamaan tuotteiden ja toiminnan kehittämiseen. Tavoitteeksi pitäisi tässä yhteydessä asettaa, että yhteisö oppi, eivätkä vain yksilöt. Toimivat osaamisen jakamisen käytännöt ja kulttuuri parantavat yhteisön kykyä ketterään skaalautumiseen ja muuttuneisiin olosuhteisiin reagoimiseen. Myös kasvuvaiheessa olevan yrityksen haavoittuvuutta voidaan vähentää parantamalla liiketoiminnalle oleellisten osaajien mahdollisuuksia osaamisensa jakamiseen. Tämänkaltaisen oivaltavan yhteisön syntyminen edellyttää kuitenkin serendipiteetin ja joustavan verkostoitumisen mahdollistamista ja aktiivista tukemista sisäisessä kommunikaatiossa.

ffaalumniOppimisen suhteenhan puhutaan ”70/20/10”-kaavasta, jonka mukaan vain 10% oppimisesta tapahtuu varsinaisten kurssien ja opiskelun kautta, siis “kulutuskelpoisessa” muodossa olemassa olevaa informaatiota käyttäen. Valtaosa oppimisesta tapahtuu työn kautta (70%) tai kollegojen välisen vuorovaikutuksen seurauksena (20%). Mikäli siis halutaan kehittää yhteisön valmiuksia kasvattaa tietopääomansa arvoa, tulisikin ennen kaikkea kehittää työtapoja,  kommunikaatiotapoja ja sisäisen verkostoitumisen mahdollisuuksia siten, että ne tukevat yhteisöllistä oppimista.

Sosiaalinen intranet voi muodostaa yhden tärkeän komponentin tämän tyyppisessä kehityksessä mutta ilman kokonaisvaltaisempaa prosessien, kulttuurin, työtapojen ja yrityksen tiedon tarkastelua saattaa osa intranetin avulla potentiaalisesti saavutettavista hyödyistä jäädä toteutumatta.

Miten tämä huomioidaan käytännössä?

Hanketta perustettaessa tulee tavoitteet määritellä yksiselitteisesti ja varmistaa, että niiden saavuttamisen edellytykset ovat olemassa. Sosiaalisen intranetin ja tietämyksenhallinnan hankkeiden kohdalla on tässä monia yhteneväisyyksiä:

Johdon selkeä ja näkyvä tuki ja esimerkki
• Selkeät käsitteiden ja tavoitteiden määrittelyt
• Nimetty, asialle omistautunut vastuuhenkilö
• Hankkeen perustaminen laajapohjaisena, ei teknologiakeskeisenä
• Koko organisaation osallistaminen, ei vain viestinnän tai IT-osaston
Käytäntöjen, kulttuurin, pelkojen ja muutosvastarinnan merkityksen huomiointi 
• Tietämyksen arvon tiedostaminen ja sen kehittämisen tavoitteiden konkretisointi
• Toteutuksen jatkuva arviointi ja pitkän tähtäimen kehittäminen
• Tasapaino ihmiset/prosessit/sisällöt/teknologia/-kokonaisuutta koskien
• Yhteisö koostuu yksilöistä, myös personal knowledge management on huomioitava

ambientia-aino-sami-keskusteleeIhmiset ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen perusteet muuttuvat huomattavasti hitaammin kuin teknologiat. Ne ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja tietoon liittyvät asiat, joita tietämyksenhallinta käsittelee, eivät uusien teknologioiden kehityksen myötä ole kadonneet minnekään vaan ovat vain jossakin määrin muuttaneet ilmenemismuotoaan.

Kuten aiemmassa blogahduksessani mainitsin, on tietämyksenhallinnasta usein sanottu että “80% of knowledge management is people and culture, while only 20% is technology.”. Intranet-toteutusten suhteen tilanne on uskoakseni saman suuntainen. Paraskin sosiaalinen intranet on vain (lähes) välttämätön, mutta ei kuitenkaan riittävä edellytys yhteisön sisäisen kommunikaation parantamiselle. Tietopääoman kehityksessä varsinainen lisäarvo ei synny teknologialla – se on vain yksi kehityksen mahdollistaja, mutta ei itse ratkaisu.

Onnistuneen tietämyksenhallinnan hankkeen yhteydessä toteutettavan sosiaalisen intranetin ratkaisuna ei mikään valmistuote todennäköisesti pysty täyttämään asetettuja vaatimuksia, koska jokainen yritys on erilainen. Valmiit alustat tuleekin sovittaa kunkin yhteisön tarpeiden edellyttämällä tavalla, huomioiden kullekin yritykselle ominaiset erityispiirteet esimerkiksi toiminnallisten vaatimusten ja käyttäjäkokemuksen suhteen. Informaatiosta ja datasta puhuttaessa kyse on teknologiasta mutta tiedosta puhuttaessa kyse on aina ihmisistä, siksi Ambientian fokuksessa onkin nimenomaan SOSIAALINEN intranet.

Vaikka sosiaalisen intranetin toteutushankkeelle ei asetettaisikaan kokonaisvaltaisen tietämyksenhallinnan kehityksen tavoitteita, tulee teknisen toteutuksen ohella myös prosesseille ja yhteisöllisyydelle siitä huolimatta antaa merkittävä painoarvo hankkeen yhteydessä. Ambientia sisällyttää nämä aspektit kehitysprojekteissa käytettyyn metodiikkaan ja pystyy myös, asiakkaan niin halutessa, laajentamaan tarkastelun laajuutta toivotussa mitassa. Meille ei tietämyksenhallinnan konsultointi suinkaan ole vain vaihe hankkeen alkupäässä, jossakin myynnin ja konseptoinnin välissä, vaan sen tulee olla samalla tavalla jatkuvaa toimintaa kuin esim. se jatkuvan kehityksen malli, jota Ambientian jo nyt käyttää sosiaalisen intranetin toteutusten yhteydessä.

Mikäli kiinnostuksesi heräsi ja haluat yhdessä kanssamme selvittää mahdollisuuksia, kuinka pelkän intranetin toteutuksen sijasta – tai sen ohella – yhteisön ja sen tietopääoman arvoa voitaisiin kasvattaa pitkäjänteisemmin ja kokonaisvaltaisemmin, ota yhteyttä.

Juha työskentelee Ambientialla sosiaalisen intranetin asiantuntijana ja on erityisen kiinnostunut yhteisöjen hiljaisen tiedon aktivoinnista tuottavaan käyttöön sosiaalisen intranetin ratkaisujen avulla. Juhaan voit ottaa yhteyttä vaikka Linkedinissä (https://fi.linkedin.com/in/juhakrapinoja) tai sähköpostitse juha.krapinoja(a)ambientia.fi

Leave a Reply

  • (will not be published)

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Please, leave us a message and we'll contact you.
You can also contact our Service Desk by phone +358 290 010 500 or email servicedesk@ambientia.fi.